Welke bevoegdheden heeft een incassobureau?
Een incassobureau heeft de bevoegdheid om namens een schuldeiser contact op te nemen met een debiteur, betalingsherinneringen te sturen en te onderhandelen over een betalingsregeling. Wat een incassobureau niet mag, is dwangmaatregelen inzetten zoals beslag leggen of iemand dagvaarden, dat zijn bevoegdheden die uitsluitend aan een deurwaarder of rechter toekomen. Het onderscheid tussen wat wel en niet is toegestaan, is voor veel ondernemers onduidelijk. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de bevoegdheden van een incassobureau.
Wat mag een incassobureau wel en niet doen?
Een incassobureau mag een debiteur schriftelijk en telefonisch benaderen, betalingsregelingen treffen en aanmaningen versturen. Het bureau mag echter geen dwangmiddelen inzetten: beslag leggen op bezittingen, loon of bankrekeningen is niet toegestaan zonder tussenkomst van een rechter en een gerechtsdeurwaarder.
Concreet betekent dit dat een incassobureau zich bezighoudt met de zogenoemde minnelijke fase van incasso. In die fase wordt geprobeerd om via overleg en communicatie tot betaling te komen, zonder juridische stappen. Wat een incassobureau daarbij wel mag:
- Aanmaningsbrieven en sommatieberichten sturen
- Telefonisch contact opnemen met de debiteur
- Onderhandelen over een betalingsregeling of schikking
- Incassokosten in rekening brengen conform de wettelijke normen
- Een dossier overdragen aan een juridische partner of deurwaarder als minnelijke incasso niet slaagt
Wat een incassobureau niet mag: intimideren, misleiden, buitensporig veel contact opnemen of druk uitoefenen op een manier die in strijd is met de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Incassobureaus zijn verplicht zich aan deze wet te houden en moeten geregistreerd zijn.
Heeft een incassobureau dezelfde bevoegdheden als een deurwaarder?
Nee, een incassobureau heeft aanzienlijk minder bevoegdheden dan een gerechtsdeurwaarder. Een deurwaarder is een openbaar ambtenaar met wettelijke bevoegdheden om dwangmaatregelen te nemen, zoals beslag leggen op bezittingen of bankrekeningen. Een incassobureau heeft die wettelijke macht niet.
Het verschil is in de praktijk groot. Een deurwaarder kan optreden na een rechterlijk vonnis en heeft de bevoegdheid om dat vonnis daadwerkelijk ten uitvoer te leggen. Een incassobureau werkt uitsluitend in de buitengerechtelijke fase en is afhankelijk van de medewerking van de debiteur. Wil je als ondernemer verdergaan dan de minnelijke fase, dan is samenwerking met een deurwaarder of advocaat noodzakelijk. Goede incassobureaus beschikken over een netwerk van juridische partners om die stap naadloos te zetten wanneer dat nodig is.
Mag een incassobureau contact opnemen met derden?
Een incassobureau mag in beginsel alleen contact opnemen met de debiteur zelf. Contact opnemen met derden, zoals familieleden, werkgevers of zakenpartners van de debiteur, is in de meeste gevallen niet toegestaan en kan in strijd zijn met privacywetgeving en de gedragsregels voor incassodienstverleners.
Er zijn beperkte uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een derde partij juridisch aansprakelijk is voor de schuld, zoals een borg of een medeaansprakelijke vennoot. In dat geval mag het incassobureau die persoon wel benaderen. Maar het benaderen van derden als drukmiddel om de debiteur te bewegen tot betaling is uitdrukkelijk verboden. Dit valt onder de categorie ontoelaatbare drukuitoefening, wat in strijd is met de Wki.
Wat gebeurt er als een debiteur de incasso negeert?
Als een debiteur de minnelijke incasso blijft negeren, kan het incassobureau het dossier overdragen aan een juridische partner voor gerechtelijke stappen. Dit betekent dat de schuldeiser via de rechter een vonnis kan laten uitspreken, waarna een deurwaarder bevoegd is om dwangmaatregelen te nemen.
De stappen die dan volgen, zien er doorgaans zo uit:
- Dagvaarding: De debiteur wordt voor de rechter gedaagd.
- Vonnis: De rechter spreekt een vonnis uit, meestal in het voordeel van de schuldeiser als de vordering gegrond is.
- Executie: Een deurwaarder voert het vonnis uit, bijvoorbeeld door beslag te leggen op bankrekeningen, loon of eigendommen.
De kosten van een gerechtelijke procedure komen in de meeste gevallen ten laste van de verliezende partij, dus de debiteur. Voor de schuldeiser is het risico daarmee beperkt, zeker als het incassotraject op no-cure-no-paybasis is gestart.
Welke kosten mag een incassobureau in rekening brengen bij de debiteur?
Een incassobureau mag buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen bij de debiteur, maar alleen als die kosten voldoen aan de wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van de kosten is afhankelijk van de hoofdsom van de vordering en kent een wettelijk minimum en maximum.
De staffel werkt als volgt: over de eerste schijf van de vordering geldt een percentage van 15%, met een minimum van 40 euro. Naarmate de vordering hoger is, daalt het percentage. Voor consumenten geldt bovendien dat er eerst een gratis veertiendagenbrief gestuurd moet worden voordat incassokosten mogen worden gevorderd. Voor zakelijke debiteuren kunnen andere afspraken gelden, afhankelijk van de contractuele voorwaarden.
Naast incassokosten mogen ook de wettelijke rente over de openstaande vordering in rekening worden gebracht, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur.
Wanneer is het slim om een incassobureau in te schakelen?
Het is slim om een incassobureau in te schakelen zodra een factuur 30 tot 60 dagen na de vervaldatum nog steeds onbetaald is en eigen herinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning wordt.
Voor veel ondernemers voelt de stap naar een incassobureau groot, maar uitstel werkt zelden in het voordeel van de schuldeiser. Een debiteur die al maanden niet betaalt, zal dat zelden alsnog doen zonder externe druk. Bovendien kan een professioneel incassobureau de zakelijke relatie vaak beter bewaken dan wanneer je zelf blijft aandringen, juist omdat het bureau neutraal en professioneel opereert.
Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Bij Credit Alliance werken we altijd op no-cure-no-paybasis voor incasso, zodat je geen financieel risico loopt als de inning niet slaagt. Heb je een concrete vordering en wil je direct advies? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee over de beste aanpak.
Veelgestelde vragen
Kan een incassobureau ook optreden bij internationale vorderingen?
Ja, veel incassobureaus hebben ervaring met grensoverschrijdende incasso, maar de bevoegdheden en procedures verschillen per land. Voor internationale vorderingen is het belangrijk een bureau te kiezen dat beschikt over een netwerk van buitenlandse juridische partners en bekend is met de relevante Europese regelgeving, zoals de Europese betalingsbevelprocedure. Vraag bij het inschakelen van een bureau altijd expliciet naar hun internationale ervaring en werkwijze.
Wat als de debiteur betwist dat hij de factuur verschuldigd is?
Als een debiteur de vordering inhoudelijk betwist, stopt de minnelijke incasso doorgaans en wordt het dossier overgedragen aan een juridische partner voor verdere beoordeling. Het is dan aan de rechter om te bepalen of de vordering terecht is. Zorg er als ondernemer altijd voor dat je beschikt over goede documentatie, zoals een ondertekende overeenkomst, opdrachtbevestiging of bewijs van levering, zodat je vordering juridisch sterk staat.
Mag ik als ondernemer zelf incassokosten in rekening brengen zonder een bureau in te schakelen?
Ja, als ondernemer mag je zelf incassokosten in rekening brengen bij een wanbetaler, mits je je houdt aan de wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Voor consumenten geldt daarbij de verplichting om eerst een gratis veertiendagenbrief te sturen. In de praktijk is het echter effectiever om een professioneel incassobureau in te schakelen, omdat zij meer ervaring hebben met het daadwerkelijk innen van die kosten en de bijbehorende communicatie.
Hoe herken ik een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?
Sinds de invoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) zijn incassobureaus verplicht zich te registreren bij de overheid en te voldoen aan strenge kwaliteitseisen. Je kunt controleren of een bureau geregistreerd is via het openbare register van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Betrouwbare bureaus zijn transparant over hun werkwijze, hanteren heldere tarieven en werken bij voorkeur op no-cure-no-paybasis, zodat jouw financiële risico beperkt blijft.
Wat is het verschil tussen een no-cure-no-pay incassobureau en een bureau dat vooraf kosten rekent?
Bij een no-cure-no-pay incassobureau betaal je alleen een vergoeding als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd, waardoor je als schuldeiser geen financieel risico loopt. Bureaus die vooraf kosten rekenen, brengen een vast tarief of uurtarief in rekening, ongeacht het resultaat. Voor de meeste ondernemers is no-cure-no-pay de aantrekkelijkste optie, zeker bij onzekere vorderingen, omdat de kosten dan volledig afhankelijk zijn van het succes van de inning.
Kan het inschakelen van een incassobureau mijn zakelijke relatie met de debiteur beschadigen?
Dit is een veelgehoorde zorg, maar in de praktijk valt het mee. Een professioneel incassobureau opereert neutraal en zakelijk, wat de emotionele spanning uit de relatie haalt die kan ontstaan als je zelf blijft aandringen op betaling. Goede bureaus zijn getraind om respectvol en oplossingsgericht te communiceren, met oog voor het behoud van de zakelijke relatie waar dat mogelijk is. Bovendien geeft een onbetaalde factuur zelf al een signaal over de kwaliteit van de zakelijke relatie.
Hoe lang duurt een gemiddeld incassotraject voordat er resultaat is?
De duur van een incassotraject varieert sterk, afhankelijk van de medewerking van de debiteur en de complexiteit van de vordering. In de minnelijke fase wordt doorgaans binnen twee tot acht weken duidelijk of een debiteur bereid is te betalen of een regeling te treffen. Wordt de zaak doorgestuurd naar de rechter, dan kan het gerechtelijke traject enkele maanden in beslag nemen. Hoe eerder je een incassobureau inschakelt na het verstrijken van de betalingstermijn, hoe groter de kans op een snelle en succesvolle afhandeling.
