Wat is het verschil tussen een aanmaning en incasso?

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, heb je als ondernemer verschillende stappen tot je beschikking: van een vriendelijke betalingsherinnering tot een volledig incassotraject. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over debiteurenbeheer en incasso, zodat je als ondernemer precies weet wanneer je welke stap zet.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering en wanneer schakel je incasso in?

Je stuurt een betalingsherinnering zodra een betalingstermijn is verstreken en de klant nog niet heeft betaald. Pas als meerdere herinneringen zonder resultaat blijven, is het moment aangebroken om een incassotraject te starten. Als vuistregel geldt: stuur minimaal één herinnering met een nieuwe betalingstermijn voordat je verdere stappen zet.

In de praktijk werkt het als volgt. Direct na het verstrijken van de betalingstermijn stuur je een eerste betalingsherinnering, vriendelijk van toon. Reageert de klant niet, dan volgt een formele aanmaning met een duidelijke deadline en vermelding van eventuele incassokosten. Pas als ook die aanmaning zonder betaling blijft, is het tijd om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen.

Hoe snel je die stap zet, hangt af van de hoogte van de vordering, de relatie met de klant en de betalingshistorie. Bij een vaste klant met een goede reputatie is het vaak verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen. Bij een onbekende debiteur of een hoog bedrag kan sneller handelen verstandiger zijn.

Wat zijn de kosten van debiteurenbeheer en incasso?

Een betalingsherinnering kost vrijwel niets: alleen de tijd en eventueel portokosten. Incasso brengt meer kosten met zich mee, maar die zijn wettelijk gezien grotendeels verhaalbaar op de debiteur. Zolang de vordering terecht is, hoeft een incassotraject je als schuldeiser dus weinig te kosten.

De incassokosten die je bij de debiteur in rekening mag brengen, zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Deze kosten worden berekend als percentage van de openstaande hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Voor vorderingen tot 2.500 euro geldt een tarief van 15 procent.

Naast de wettelijke incassokosten kunnen er ook gerechtelijke kosten bijkomen als de zaak voor de rechter komt. Denk aan griffierechten en deurwaarderskosten. Die kosten lopen sneller op, maar worden bij een gewonnen zaak eveneens op de debiteur verhaald. Laat je goed informeren voordat je die stap zet, zodat je weet wat je kunt verwachten.

Wat moet er in een aanmaning staan?

Een geldige aanmaning bevat minimaal de naam en het adres van de debiteur, een duidelijke omschrijving van de openstaande factuur, het te betalen bedrag, de nieuwe betalingstermijn en een verwijzing naar de eventuele incassokosten bij uitblijven van betaling. Zonder deze elementen is de aanmaning juridisch onvoldoende.

Een correcte aanmaning is ook de wettelijke voorwaarde om incassokosten te mogen berekenen. Consumenten moeten namelijk een aanmaning ontvangen waarin ze veertien dagen de tijd krijgen om alsnog te betalen, met een expliciete vermelding dat incassokosten volgen als ze dat niet doen. Voor zakelijke debiteuren gelden iets soepelere regels, maar duidelijkheid is altijd in je eigen belang.

Praktische tips voor een effectieve aanmaning:

• Vermeld het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum
• Geef een concrete nieuwe betalingstermijn (bijvoorbeeld veertien dagen)
• Noem het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt bij niet-betaling
• Gebruik een zakelijke maar vriendelijke toon in de eerste aanmaning
• Bewaar altijd een kopie en een verzendbevestiging

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces begint met een buitengerechtelijke fase, waarbij een incassobureau namens jou contact opneemt met de debiteur. Leidt dat niet tot betaling, dan volgt eventueel een gerechtelijke procedure. In de meeste gevallen wordt de vordering al in de buitengerechtelijke fase opgelost.

Buitengerechtelijke incasso

In deze fase neemt het incassobureau contact op met de debiteur via brieven, e-mails en telefonische gesprekken. Het doel is om zonder tussenkomst van de rechter tot betaling of een betalingsregeling te komen. Dit is de snelste en goedkoopste route, en in de meeste gevallen ook voldoende. Daarbij speelt het principe van vreemde ogen een belangrijke rol: een externe partij die de opvolging oppakt, zet meer kracht bij dan interne herinneringen vanuit je eigen bedrijf. Een goed incassobureau combineert die daadkracht met een zakelijke en respectvolle toon.

Gerechtelijke incasso

Als de buitengerechtelijke fase niets oplevert, kan de zaak worden voorgelegd aan de rechter. De rechter spreekt dan een vonnis uit, waarna een deurwaarder bevoegd is om beslag te leggen op bezittingen, bankrekeningen of loon van de debiteur. Dit traject duurt langer en brengt meer kosten met zich mee, maar biedt wel de sterkste juridische middelen om betaling af te dwingen.

Wat gebeurt er als een debiteur na incasso nog steeds niet betaalt?

Als een debiteur ook na een gerechtelijk vonnis niet betaalt, kan een deurwaarder overgaan tot dwangmaatregelen. Denk aan beslag op bankrekeningen, loon, inventaris of onroerend goed. In het uiterste geval kan een faillissementsaanvraag worden ingediend als de schuldenaar meerdere schulden heeft.

In de praktijk leidt een vonnis in de meeste gevallen alsnog tot betaling, simpelweg omdat de gevolgen voor de debiteur anders te groot worden. Toch zijn er situaties waarin een debiteur simpelweg niet kan betalen, bijvoorbeeld bij faillissement of schuldsanering. In dat geval is de vordering oninbaar en moet je die als verlies afschrijven.

Om dat risico te beperken, is het verstandig om vooraf een debiteurencheck uit te voeren bij nieuwe klanten. Zo weet je van tevoren met wie je zaken doet en hoe groot de kans op wanbetaling is.

Wanneer is uitbesteden aan een incassobureau slim voor MKB?

Voor MKB-bedrijven is uitbesteden aan een incassobureau slim zodra interne herinneringen geen resultaat opleveren, de vordering boven een paar honderd euro uitkomt of de verhouding met de klant onder druk dreigt te komen. Tijd en capaciteit zijn voor kleinere bedrijven schaars, en een externe partij heeft de middelen en ervaring om sneller resultaat te boeken. Vreemde ogen dwingen nu eenmaal: waar een interne herinnering wordt genegeerd, zorgt een professionele externe opvolging vaak wél voor beweging.

Veel ondernemers stellen het uitbesteden te lang uit uit angst de klantrelatie te beschadigen. Of de klantrelatie onder druk komt te staan, hangt echter sterk af van de opstelling van de debiteur zelf. Een professioneel incassobureau werkt met een zakelijke en respectvolle toon, waardoor de kans op een goede afloop — ook voor de relatie — groter is dan wanneer je zelf gefrustreerd achter een factuur aan blijft bellen.

Bovendien bespaar je met debiteurenbeheer software of een uitbesteed beheertraject aanzienlijk veel tijd die je anders kwijt bent aan opvolging, administratie en herinneringen. Die tijd kun je beter besteden aan je kernactiviteiten.

Uitbesteden is zeker verstandig als:

• Een factuur langer dan 60 dagen openstaat
• De debiteur niet meer reageert op jouw berichten
• Je meerdere openstaande vorderingen bij dezelfde klant hebt
• Je intern geen tijd of expertise hebt voor een incassotraject
• De vordering hoog genoeg is om gerechtelijke stappen te rechtvaardigen

Hoe wij helpen bij debiteurenbeheer en incasso

Bij Credit Alliance nemen we het volledige debiteurenbeheer uit handen, van de eerste herinnering tot en met een eventueel incassotraject. Alles onder één dak, volledig afgestemd op jouw bedrijf en klanten. Wij noemen dit bewust commercieel debiteurenbeheer: wij begrijpen dat debiteuren ook toekomstige klanten zijn, en handelen daar altijd naar.

Ons debiteurenbeheer voeren wij uit vanuit onze eigen naam, niet uit naam van jouw bedrijf. De brieven die wij versturen zijn duidelijk herkenbaar als debiteurenbeheer brieven en dit staat ook expliciet in de correspondentie vermeld. De brieven zijn gestandaardiseerd, maar bevatten altijd een heldere uitleg over wie wij zijn en wat wij doen. Het telefonisch contact stemmen wij af op de tone of voice van de debiteur, zodat elk gesprek passend en respectvol verloopt. Doordat wij als externe partij optreden, werkt het principe van vreemde ogen in jouw voordeel: debiteuren reageren doorgaans sneller en serieuzer dan op een herinnering vanuit jouw eigen organisatie.

Dat betekent concreet:

• Debiteurenbeheer uitgevoerd vanuit onze eigen naam, met duidelijke en transparante communicatie richting de debiteur
• Brieven die herkenbaar zijn als debiteurenbeheer correspondentie, met een heldere toelichting wie wij zijn en wat wij doen
• Telefonisch contact dat wordt afgestemd op de tone of voice van de debiteur
• Een commerciële benadering waarbij we debiteuren altijd behandelen als potentiële toekomstige klanten
• Een op maat gemaakt bewakingsprofiel voor al je openstaande facturen
• Directe doorschakeling naar een incassotraject als dat nodig is, zonder losse partijen of extra contracten
• Wekelijkse rapportages over de voortgang van jouw debiteurenbeheer
• Toegang tot onze database met actuele betaalervaringen van meer dan 100.000 debiteuren

Wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.