Wat is een betalingstermijn en hoe stel je die slim in?

Een betalingstermijn is de periode die je een klant geeft om een factuur te betalen. Je stelt die termijn zelf in, tenzij wettelijke regels of sectorafspraken anders bepalen. Een slimme betalingstermijn houdt rekening met je cashflow, je klantrelaties en je eigen administratieve capaciteit. Stel je die termijn te ruim in, dan financier je in feite de werkkapitaalbehoefte van je klanten. Stel je hem te krap in, dan riskeer je frictie in de relatie.

Te late betalingen kosten je meer werkkapitaal dan je doorhebt

Elke dag dat een factuur openstaat, is geld dat jij niet kunt gebruiken. Bij een jaaromzet van een half miljoen euro en een gemiddelde betaaltermijn van 45 dagen in plaats van 30, loopt je uitstaande saldo structureel met tienduizenden euro’s op. Dat geld betaalt geen leverancier, geen loonronde en geen investering. De oplossing begint niet bij aanmanen, maar bij het scherper instellen van je betalingstermijn en het consequent bewaken ervan vanaf dag één.

Onduidelijke betalingsafspraken zijn de voedingsbodem voor betalingsproblemen

Veel ondernemers vermelden een betalingstermijn op hun factuur, maar leggen die nergens contractueel vast. Klanten die dat weten, nemen de ruimte die ze krijgen. Een betalingstermijn die niet in de offerte, het contract én op de factuur staat, is juridisch zwak en praktisch onhandhaafbaar. Zorg dat je betalingsafspraken op alle drie de momenten zichtbaar zijn en communiceer ze ook mondeling bij de opdrachtverstrekking. Dat voorkomt discussie achteraf.

Wat is een betalingstermijn en waarom is die zo belangrijk?

Een betalingstermijn is het aantal dagen dat een klant heeft om een factuur te voldoen na de factuurdatum. Die termijn bepaal je zelf, tenzij de wet of een contract anders voorschrijft. De betalingstermijn is belangrijk omdat hij direct invloed heeft op je cashflow, je debiteurensaldo en de financiële gezondheid van je bedrijf.

Hoe langer je klanten de tijd geeft om te betalen, hoe langer jij wacht op geld dat je al verdiend hebt. Voor ondernemers met personeel, leveranciers of vaste lasten kan dat een reëel liquiditeitsprobleem worden. Een goed ingestelde betalingstermijn is daarmee niet alleen een administratieve keuze, maar een strategische beslissing die je cashpositie direct beïnvloedt.

Daarnaast geeft een duidelijke betalingstermijn structuur aan de relatie met je klant. Je stelt verwachtingen, voorkomt misverstanden en maakt het makkelijker om bij overschrijding actie te ondernemen. Zonder afgesproken termijn wordt elke aanmaning een discussie.

Wat zijn de wettelijke regels voor betalingstermijnen in Nederland?

In Nederland geldt voor transacties tussen bedrijven onderling een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij partijen schriftelijk een andere termijn zijn overeengekomen. Voor grote bedrijven die zaken doen met het MKB geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen. Langere termijnen zijn alleen geldig als ze uitdrukkelijk zijn overeengekomen en niet onredelijk zijn.

De Wet bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties regelt dit in Nederland. Betaalt een klant te laat, dan heb je automatisch recht op de wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten. Die rechten gelden zonder dat je daar extra afspraken voor hoeft te maken.

Voor transacties waarbij de overheid als klant optreedt, geldt een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Afwijkingen zijn alleen toegestaan in specifieke omstandigheden en moeten uitdrukkelijk worden overeengekomen. Wil je als ondernemer zekerheid, dan is het verstandig om je betalingstermijn altijd schriftelijk vast te leggen, ook als die gelijk is aan de wettelijke standaard.

Wat is het verschil tussen een betalingstermijn van 14, 30 of 60 dagen?

Het verschil zit in de impact op je cashflow en de drempel voor de klant. Een termijn van 14 dagen betekent snel geld, maar vraagt ook snelle actie van je klant. 30 dagen is de meest gebruikte standaard in het Nederlandse bedrijfsleven. 60 dagen geeft klanten meer ruimte, maar vergroot je debiteurensaldo en verhoogt het risico op betalingsproblemen.

• 14 dagen: Geschikt voor eenmalige opdrachten, nieuwe klanten of sectoren waar snelle betaling gebruikelijk is. Geeft je de sterkste cashflowpositie, maar vereist ook een strak administratief proces.
• 30 dagen: De gangbare standaard voor B2B-transacties in Nederland. Balanceert klantgemak en cashflowbeheer. Werkt goed als je factuurproces gestructureerd is.
• 60 dagen: Wordt soms gevraagd door grotere afnemers. Accepteer dit alleen als je cashflow het toelaat of als je de factuur kunt overbruggen via bijvoorbeeld debiteurenbeheer of factoring.

Hoe korter de betalingstermijn, hoe eerder je kunt signaleren dat er iets misgaat. Bij een termijn van 14 dagen is een klant die niet betaalt al na twee weken in beeld. Bij 60 dagen loop je twee maanden mee voordat je actie kunt ondernemen.

Hoe stel je een betalingstermijn slim in voor jouw bedrijf?

Stel je betalingstermijn in op basis van drie factoren: je eigen cashflowbehoefte, de gebruiken in jouw branche en het risicoprofiel van je klant. Begin met 14 of 30 dagen als standaard en wijk alleen af als daar een goede reden voor is. Leg de termijn altijd schriftelijk vast in offerte, contract én factuur.

1. Analyseer je eigen cashflow: Wanneer moet jij je leveranciers, je personeel of je vaste lasten betalen? Stem je betalingstermijn daarop af, zodat inkomend en uitgaand geld niet te ver uit elkaar lopen.
2. Kijk naar je branche: In sommige sectoren is 30 dagen de norm, in andere is 14 dagen gebruikelijk. Wijk je sterk af van de norm, dan roept dat vragen op bij klanten.
3. Beoordeel de klant: Nieuwe klanten of klanten met een onbekende betaalhistorie verdienen een kortere termijn. Vaste, betrouwbare klanten kun je meer ruimte geven als dat de relatie ten goede komt.
4. Leg alles schriftelijk vast: Vermeld de betalingstermijn in je algemene voorwaarden, je offerte en op elke factuur. Zo sta je juridisch sterk.
5. Factureer direct: Hoe eerder je factureert na levering, hoe eerder de termijn begint te lopen. Stel facturatie nooit uit.

Wat kun je doen als een klant de betalingstermijn overschrijdt?

Als een klant de betalingstermijn overschrijdt, onderneem je zo snel mogelijk actie. Stuur eerst een vriendelijke herinnering, gevolgd door een formele aanmaning als die geen effect heeft. Bij verdere vertraging heb je recht op wettelijke handelsrente en incassokosten. Wacht niet te lang: hoe ouder een vordering, hoe moeilijker die te innen is.

De meeste betalingsproblemen zijn geen onwil, maar onoplettendheid. Een telefonisch contactmoment kort na het verstrijken van de termijn is vaak effectiever dan een schriftelijke herinnering. Je hoeft daarbij niet hard te zijn, maar wel consequent. Klanten die merken dat jij je betalingstermijnen serieus neemt, passen hun prioriteiten aan.

Lukt het na meerdere pogingen niet, dan kun je een incassotraject starten. In Nederland heb je bij een onbetwiste vordering recht op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten boven op het openstaande bedrag. Via professionele incasso kun je die vordering uit handen geven zonder de relatie zelf te beschadigen.

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer is slim als het bewaken van openstaande facturen tijd kost die je liever in je bedrijf steekt, als betalingen structureel later binnenkomen of als je moeite hebt om consequent op te volgen zonder de klantrelatie te belasten. Je hoeft geen groot bedrijf te zijn om er baat bij te hebben.

Voor veel MKB-ondernemers is het bewaken van facturen iets wat erbij komt, niet iets wat structureel goed geregeld is. Een boekhouder die ook nog eens nabelt, een ondernemer die zelf achter betalingen aangaat maar de relatie wil sparen: het zijn herkenbare situaties die stuk voor stuk leiden tot een oplopend debiteurensaldo en minder grip op je cashflow.

Bij Credit Alliance noemen wij dit commercieel debiteurenbeheer. Wij begrijpen dat debiteuren ook toekomstige klanten zijn en handelen daar dan ook naar. Wij voeren het debiteurenbeheer uit vanuit onze eigen naam, niet uit naam van de klant. De brieven die wij versturen zijn duidelijke debiteurenbeheer brieven — geen incassobrieven — en dat staat er ook expliciet in vermeld. De brieven zijn gestandaardiseerd, maar bevatten altijd een duidelijke uitleg over wie wij zijn en wat wij doen. Het telefonisch contact wordt aangepast aan de tone of voice van de debiteur, zodat het gesprek altijd passend en respectvol verloopt.

Wij nemen het debiteurenbeheer bij Credit Alliance volledig of gedeeltelijk over. Klanten merken een professionele en herkenbare aanpak, en jij merkt het verschil in je debiteurensaldo. Via een realtime portaal en wekelijkse rapportages blijf je altijd op de hoogte van de stand van zaken, zonder er zelf tijd in te steken. Wil je weten wat dat voor jouw situatie betekent? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.