Wat doet een creditnota met de incassokosten?
Een creditnota verlaagt het bedrag waarover incassokosten worden berekend, mits deze voor of uiterlijk bij het versturen van de aanmaning is verrekend met de openstaande vordering. De incassokosten worden namelijk berekend over de netto hoofdsom, het bedrag dat na verrekening van de creditnota resteert. Hoe en wanneer de creditnota wordt ingediend, bepaalt dus direct de hoogte van de bijkomende kosten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over creditnota’s en hun invloed op incassokosten berekenen.
Verlaagt een creditnota het bedrag waarover incassokosten worden berekend?
Ja, een creditnota verlaagt het bedrag waarover incassokosten worden berekend, maar alleen als de verrekening plaatsvindt voordat de incassokosten zijn vastgesteld. De incassokosten worden berekend over de openstaande hoofdsom op het moment dat de aanmaning wordt verstuurd. Een erkende en tijdig ingediende creditnota verlaagt die hoofdsom, en daarmee ook de bijbehorende incassokosten.
In de praktijk werkt dit als volgt: stel dat een debiteur een factuur van €5.000 onbetaald laat, maar er bestaat ook een creditnota van €1.000 die betrekking heeft op diezelfde handelsrelatie. Als die creditnota tijdig wordt verrekend, bedraagt de netto vordering nog maar €4.000. De incassokosten worden dan berekend over €4.000 in plaats van €5.000. Dat scheelt concreet in de kosten voor beide partijen.
Belangrijk is dat de creditnota erkend moet zijn door de schuldeiser. Een creditnota die de schuldeiser betwist of die betrekking heeft op een volledig andere transactie, telt in beginsel niet mee bij het vaststellen van de netto hoofdsom.
Wanneer moet een creditnota verrekend zijn om effect te hebben op de incassokosten?
Een creditnota moet verrekend zijn vóór het moment waarop de wettelijke aanmaning wordt verstuurd. Dit is het cruciale tijdstip: zodra de aanmaning is verzonden en de veertiendagentermijn ingaat, wordt de hoofdsom waarover incassokosten worden berekend vastgesteld. Een creditnota die ná dit moment wordt ingediend, heeft in principe geen invloed meer op de hoogte van de incassokosten.
De wettelijke regeling voor incassokosten, vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, gaat uit van de openstaande vordering op het moment van de aanmaning. Dit betekent dat zowel schuldeisers als debiteuren er belang bij hebben om eventuele creditnota’s zo vroeg mogelijk in het proces te benoemen en te verrekenen.
Voor schuldeisers is het verstandig om vóór het opstarten van een incassotraject de volledige administratie te controleren: staan er nog creditnota’s open die verrekend moeten worden? Een correcte netto vordering voorkomt discussies achteraf en zorgt voor een solide juridische basis als het traject verder escaleert.
Wat als de debiteur zelf een creditnota claimt die de schuldeiser niet erkent?
Als een debiteur een creditnota claimt die de schuldeiser niet erkent, heeft die claim in beginsel geen invloed op de hoogte van de incassokosten. De schuldeiser is niet verplicht een betwiste creditnota te verrekenen. De debiteur kan de claim wel aanvoeren als verweer, maar zolang de schuldeiser de creditnota niet erkent, blijft de oorspronkelijke vordering de grondslag voor de incassokosten.
Dit leidt in de praktijk regelmatig tot conflicten. Een debiteur die betaling weigert met als argument een niet-erkende creditnota, plaatst zichzelf in een lastige positie: de incassokosten lopen door zolang de vordering onbetaald blijft. Als de debiteur zijn claim wil laten gelden, zal hij dit via een gerechtelijke procedure moeten aantonen, bijvoorbeeld via een tegenvordering of een beroep op verrekening bij de rechter.
Voor de schuldeiser is het advies om de betwisting schriftelijk vast te leggen en het incassotraject gewoon voort te zetten. Een niet-erkende creditnota is geen reden om de invordering te staken. Wel is het verstandig om juridisch advies in te winnen als de debiteur een substantieel bedrag claimt, zodat de positie van de schuldeiser goed onderbouwd is.
Kan een creditnota de incassokosten volledig laten vervallen?
Ja, een creditnota kan de incassokosten volledig laten vervallen, maar alleen als de creditnota de volledige openstaande vordering dekt en tijdig wordt verrekend. Als de netto hoofdsom na verrekening uitkomt op nul euro, is er geen grondslag meer voor incassokosten. Er is immers geen openstaand bedrag meer waarover kosten berekend kunnen worden.
In de praktijk is dit een uitzonderlijke situatie. Vaker komt het voor dat een creditnota de vordering gedeeltelijk verlaagt, waardoor de incassokosten evenredig dalen. Toch is het goed om te weten dat een volledige verrekening ook volledige kwijtschelding van de incassokosten betekent, mits de verrekening plaatsvindt vóór de aanmaning.
Heeft de aanmaning al plaatsgevonden en zijn de incassokosten al formeel vastgesteld, dan vervallen deze niet automatisch door een latere creditnota. In dat geval zal de schuldeiser moeten instemmen met een aanpassing, of zal de debiteur dit via een juridische weg moeten afdwingen.
Hoe verwerk je een creditnota correct als er al een incassoprocedure loopt?
Als er al een incassoprocedure loopt, verwerk je een creditnota door deze zo snel mogelijk schriftelijk te melden aan het incassobureau of de behandelend partij. De creditnota moet worden voorzien van een duidelijke omschrijving, het factuurnummer waarop zij betrekking heeft en de datum van uitgifte. Het incassobureau kan dan beoordelen of en hoe de creditnota de lopende vordering beïnvloedt.
Of de creditnota nog effect heeft op de incassokosten, hangt af van het stadium van de procedure:
- Minnelijke fase: In dit vroege stadium is verrekening nog relatief eenvoudig. De netto vordering kan worden aangepast als de creditnota erkend wordt door de schuldeiser.
- Gerechtelijke fase: Zodra een dagvaarding is uitgebracht, ligt de vordering vast zoals die is ingediend. Een creditnota kan dan alleen nog via de rechter worden meegenomen, bijvoorbeeld als verweer of tegenvordering van de debiteur.
- Na vonnis: Is er al een vonnis gewezen, dan heeft een creditnota geen invloed meer op de vastgestelde incassokosten. Verrekening is dan alleen mogelijk via een aparte procedure of minnelijke schikking.
Wij adviseren schuldeisers om hun volledige administratie op orde te hebben voordat een incassotraject wordt opgestart. Dat voorkomt complicaties en zorgt dat de vordering juridisch waterdicht is. Bij professionele incasso wordt altijd eerst de vordering zorgvuldig gecontroleerd voordat stappen worden ondernomen. Twijfelt u over de juiste aanpak in uw specifieke situatie? Neem contact op voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditnota en een betalingskorting bij het berekenen van incassokosten?
Een creditnota is een formeel document dat een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk tenietdoet, terwijl een betalingskorting (zoals een vroegbetalingskorting) een voorwaardelijke prijsvermindering is die alleen geldt als de debiteur tijdig betaalt. Bij het berekenen van incassokosten telt alleen een erkende creditnota mee als grondslag voor verlaging van de hoofdsom. Een betalingskorting die de debiteur eenzijdig toepast zonder dat aan de voorwaarden is voldaan, heeft geen invloed op de incassokosten.
Moet een creditnota altijd schriftelijk worden vastgelegd om geldig te zijn bij een incassotraject?
Ja, een schriftelijke vastlegging is essentieel. Een creditnota moet voorzien zijn van een uniek nummer, de datum van uitgifte, een verwijzing naar de originele factuur en een duidelijke omschrijving van de reden voor de creditering. Zonder schriftelijk bewijs is het voor zowel de schuldeiser als de debiteur vrijwel onmogelijk om de creditnota juridisch te laten gelden. Bij een eventuele gerechtelijke procedure is documentatie doorslaggevend.
Kan een debiteur zelf de incassokosten herberekenen op basis van een creditnota?
Een debiteur kan een herberekening verzoeken, maar mag dit niet eenzijdig doorvoeren zonder instemming van de schuldeiser. Als de debiteur van mening is dat een creditnota ten onrechte niet is verrekend, dient hij dit schriftelijk aan te kaarten bij de schuldeiser of het incassobureau. Wordt er geen overeenstemming bereikt, dan is de rechter de aangewezen instantie om hierover een oordeel te vellen, bijvoorbeeld via een verzoek tot verrekening als verweer in de incassoprocedure.
Wat als de creditnota betrekking heeft op een andere factuur dan de factuur die in incasso is gegeven?
Een creditnota die betrekking heeft op een andere factuur kan toch worden verrekend, mits beide vorderingen bestaan tussen dezelfde partijen en de schuldeiser hiermee instemt. Dit heet compensatie of verrekening in juridische zin. De schuldeiser is echter niet verplicht om creditnota’s van andere transacties te verrekenen met de openstaande incassovordering. Het is daarom verstandig om dit vooraf te bespreken en schriftelijk vast te leggen om misverstanden te voorkomen.
Hoe voorkom je als schuldeiser discussies over creditnota's tijdens een incassotraject?
De beste preventie is een gestructureerde administratie: zorg ervoor dat alle openstaande creditnota’s worden verrekend vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Controleer bij elke debiteur de volledige debiteurenadministratie op uitstaande crediteringen voordat u een incassotraject start. Leg alle communicatie over creditnota’s schriftelijk vast en bevestig verrekeningen altijd per e-mail of brief. Zo staat u juridisch sterk als de debiteur achteraf alsnog een creditnota aanvoert als verweer.
Geldt de invloed van een creditnota op incassokosten ook bij zakelijke debiteuren (B2B)?
Ja, het principe is hetzelfde bij zakelijke debiteuren, maar er zijn nuanceverschillen. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is primair van toepassing op vorderingen op consumenten; bij B2B-incasso kunnen partijen contractueel afwijkende afspraken maken over de hoogte van incassokosten. Toch geldt ook in B2B-situaties dat de netto hoofdsom na verrekening van erkende creditnota’s de grondslag vormt voor de incassokosten, tenzij contractueel anders is overeengekomen.
Wat zijn de risico's als een schuldeiser een creditnota bewust niet verrekent om hogere incassokosten te claimen?
Dit kan juridisch ernstige gevolgen hebben. Als een rechter vaststelt dat een schuldeiser een erkende creditnota bewust buiten beschouwing heeft gelaten om de incassokosten kunstmatig te verhogen, kan de rechter de incassokosten matigen of zelfs afwijzen. Bovendien kan de schuldeiser worden veroordeeld in de proceskosten. Handelen te goeder trouw en een correcte netto vordering presenteren is niet alleen ethisch, maar ook juridisch de sterkste positie.
