Wat doe ik als een klant al 60 dagen niet betaald heeft?
Als een klant al 60 dagen niet betaald heeft, is het tijd om direct en gestructureerd actie te ondernemen. Stuur een formele betalingsherinnering, stel een laatste betalingstermijn van 14 dagen en maak duidelijk welke stappen volgen als betaling uitblijft. Op dit punt heb je als schuldeiser al duidelijke wettelijke rechten en staan meerdere effectieve middelen tot je beschikking. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je precies kunt doen, van herinneringen tot incasso en preventie.
Wat zijn je wettelijke rechten als een factuur 60 dagen openstaat?
Als een factuur 60 dagen openstaat, heb je als schuldeiser het recht om wettelijke rente in rekening te brengen, buitengerechtelijke incassokosten te vorderen en een formele ingebrekestelling te sturen. Bij zakelijke transacties geldt in Nederland de Wet betalingsachterstanden handelstransacties, die je beschermt en de schuldenaar verplicht tot vergoeding van redelijke invorderingskosten.
Concreet betekent dit het volgende. Zodra een betalingstermijn is verstreken, ben je gerechtigd om wettelijke handelsrente te berekenen over het openstaande bedrag. Die rente loopt door zolang de factuur onbetaald blijft. Daarnaast mag je de wettelijk vastgestelde buitengerechtelijke incassokosten (BIK) vorderen. Voor een vordering tot 2.500 euro is dat minimaal 40 euro; voor hogere bedragen geldt een staffel die oploopt tot maximaal 6.775 euro.
Belangrijk is dat je de debiteur eerst formeel in gebreke stelt. Dat doe je met een schriftelijke aanmaning waarin je een redelijke termijn geeft om alsnog te betalen. Pas daarna staan alle wettelijke middelen volledig open. Bewaar altijd een kopie van je facturen, herinneringen en correspondentie, want die documentatie is onmisbaar als de zaak verder escaleert.
Hoe stuur je een effectieve aanmaning na 60 dagen?
Een effectieve aanmaning na 60 dagen is zakelijk, concreet en urgentieverhogend. Noem het openstaande bedrag, de originele factuurdatum, het factuurnummer en de nieuwe betalingstermijn. Geef aan welke stappen volgen als betaling uitblijft, zoals het inschakelen van een incassobureau of het vorderen van rente en kosten.
Houd bij het opstellen van de aanmaning rekening met de volgende punten:
- Duidelijke onderwerpregel: Gebruik “Aanmaning” of “Laatste herinnering” zodat de urgentie direct duidelijk is.
- Specifieke betalingstermijn: Geef een harde deadline, bij voorkeur 14 dagen na de datum van de aanmaning.
- Consequenties benoemen: Wijs op de wettelijke rente en incassokosten die bij uitblijven van betaling worden toegevoegd.
- Betalingsgegevens herhalen: Vermeld IBAN, referentienummer en het exacte te betalen bedrag.
- Professionele toon: Blijf zakelijk en vermijd emotionele of dreigende formuleringen.
Stuur de aanmaning bij voorkeur zowel per e-mail als per post, zodat je kunt aantonen dat de debiteur de boodschap heeft ontvangen. Overweeg ook telefonisch contact voorafgaand aan of direct na de aanmaning. Direct contact werkt vaak sneller dan schriftelijke communicatie alleen, omdat het de urgentie onderstreept zonder de relatie onnodig te beschadigen.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Je schakelt een incassobureau in wanneer een debiteur na meerdere aanmaningen en een redelijke laatste termijn nog steeds niet betaalt. In de praktijk is dat moment aangebroken als de factuur langer dan 60 tot 90 dagen openstaat, je minimaal twee herinneringen hebt gestuurd en er geen betalingsafspraak tot stand is gekomen.
Het inschakelen van een incassobureau is geen teken van falen. Het is een logische en professionele stap die aangeeft dat je de vordering serieus neemt. Bovendien geldt hier het principe van vreemde ogen: een externe partij die het debiteurenbeheer oppakt, zet meer kracht bij dan interne herinneringen. Een gespecialiseerde partij beschikt over de middelen, ervaring en juridische kennis om vorderingen effectief te innen, ook in gevallen waarin de debiteur bewust de communicatie mijdt.
Let bij de keuze van een incassobureau op de volgende zaken:
- Is het bureau aangesloten bij een erkende brancheorganisatie?
- Werkt het bureau op no cure no pay basis of met vaste kosten?
- Hoe communiceert het bureau namens jouw bedrijf met de debiteur?
- Biedt het bureau ook juridische opvolging aan als buitengerechtelijke incasso niet slaagt?
Een goed incassobureau bewaakt niet alleen je vordering, maar ook je klantrelatie. Via onze incassodienstverlening zorgen we ervoor dat debiteuren professioneel en respectvol worden benaderd, gericht op een constructieve oplossing.
Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso?
Buitengerechtelijke incasso is het invorderen van een schuld zonder tussenkomst van de rechter, via aanmaningen, onderhandelingen en betalingsregelingen. Gerechtelijke incasso betekent dat je de zaak aan de rechter voorlegt om via een vonnis betaling af te dwingen, inclusief eventueel beslag op bezittingen of bankrekeningen van de debiteur.
Buitengerechtelijke incasso
Dit is altijd de eerste stap. Een incassobureau of jurist neemt contact op met de debiteur, stuurt formele aanmaningen en probeert een betalingsregeling of volledige betaling te realiseren. Dit traject is sneller, goedkoper en minder belastend voor alle partijen. De kosten hiervan zijn wettelijk verhaalbaar op de debiteur via de buitengerechtelijke incassokosten (BIK).
Gerechtelijke incasso
Als buitengerechtelijke pogingen mislukken, kan de zaak worden voorgelegd aan de rechter. Bij vorderingen tot 25.000 euro gaat dit via de kantonrechter; daarboven via de rechtbank. Als de rechter een vonnis wijst in jouw voordeel, kan een deurwaarder worden ingeschakeld voor executie, bijvoorbeeld via loonbeslag of bankbeslag. Gerechtelijke incasso brengt hogere kosten met zich mee en duurt langer, maar is soms de enige weg als een debiteur weigert te betalen.
Hoe voorkom je dat klanten voortaan te laat betalen?
Laattijdige betalingen voorkomen doe je door duidelijke betalingsafspraken te maken, snel te factureren, actief te monitoren en bij overschrijding direct actie te ondernemen. Een strak debiteurenbeheerproces, ondersteund door de juiste tools, zorgt ervoor dat openstaande facturen nooit lang onopgemerkt blijven.
Praktische maatregelen die direct effect hebben:
- Korte betalingstermijnen hanteren: Standaard 14 of 30 dagen in plaats van 60 dagen geeft je meer controle.
- Direct na levering factureren: Hoe sneller de factuur verstuurd is, hoe eerder de klok begint te lopen.
- Kredietwaardigheid vooraf checken: Doe bij nieuwe klanten altijd een kredietcheck om betalingsrisico’s te beoordelen.
- Automatische herinneringen instellen: Gebruik debiteurenbeheer software om herinneringen automatisch te versturen op vaste momenten na de vervaldatum.
- Direct contact bij overschrijding: Bel de klant zodra een betalingstermijn wordt overschreden. Dit werkt sneller dan een schriftelijke herinnering alleen.
- Betalingsgedrag bijhouden: Registreer welke klanten structureel te laat betalen en pas je betalingsvoorwaarden voor hen aan.
Consistentie is hierbij het sleutelwoord. Klanten die weten dat jij altijd snel en professioneel opvolgt, betalen structureel eerder dan klanten bij wie een late betaling zelden gevolgen heeft.
Hoe Credit Alliance helpt bij openstaande facturen en debiteurenbeheer
Als een klant al 60 dagen niet betaald heeft, wil je snel en effectief handelen. Of de klantrelatie daarbij onder druk komt te staan, hangt sterk af van de opstelling van de debiteur — niet per definitie van het feit dat je professionele hulp inschakelt. Dat is precies waar wij bij Credit Alliance in gespecialiseerd zijn. Ons debiteurenbeheer is volledig afgestemd op de behoeften van MKB-bedrijven en omvat:
- Dagelijkse bewaking van alle openstaande facturen
- Telefonisch contact met debiteuren, waarbij de toon wordt afgestemd op de debiteur
- Maatwerk bewakingsprofiel afgestemd op jouw klanten en sector
- Wekelijkse rapportages over de voortgang van het debiteurenbeheer
- Directe doorschakeling naar incasso, kredietverzekering of kredietcheck indien nodig
Belangrijk om te weten: wij voeren het debiteurenbeheer uit vanuit onze eigen naam, niet uit naam van de klant. Onze brieven zijn duidelijk herkenbaar als debiteurenbeheer brieven — geen incasso brieven — en dit wordt ook expliciet in de communicatie vermeld. Wij noemen dit bewust commercieel debiteurenbeheer, omdat wij begrijpen dat debiteuren ook toekomstige klanten zijn. Tegelijkertijd werkt het principe van vreemde ogen in uw voordeel: een externe partij die de opvolging op zich neemt, maakt meer indruk dan een interne herinnering. De brieven zijn gestandaardiseerd, maar bevatten altijd een heldere uitleg over wie wij zijn en wat wij doen. Het telefonisch contact stemmen wij af op de tone of voice van de debiteur, zodat elk gesprek constructief en respectvol verloopt.
We nemen het volledige traject uit handen of ondersteunen je op de onderdelen waar jij dat het meest nodig hebt. Het resultaat: een lager debiteurensaldo, minder oninbare vorderingen en meer tijd voor jouw kernactiviteiten. Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat als een debiteur reageert maar steeds uitstel vraagt?
Als een debiteur wel reageert maar telkens om uitstel vraagt zonder concreet te betalen, is het belangrijk om schriftelijk een definitieve betalingsregeling vast te leggen met duidelijke deelbedragen en deadlines. Accepteer geen open toezeggingen zoals 'volgende week' zonder een exacte datum en bedrag. Wordt de afgesproken regeling niet nagekomen, schakel dan direct een incassobureau in — want de debiteur heeft dan bewust zijn eigen voorstel niet gevolgd, wat je positie in een eventuele rechtszaak versterkt.
Mag ik verdere levering of diensten weigeren zolang een factuur openstaat?
Ja, als schuldeiser heb je het recht om verdere levering van goederen of diensten op te schorten zolang een factuur onbetaald blijft, mits dit is opgenomen in je algemene voorwaarden. Dit opschortingsrecht is een krachtig middel, omdat het de debiteur een directe en praktische prikkel geeft om alsnog te betalen. Zorg wel dat je dit recht altijd schriftelijk aankondigt en dat je algemene voorwaarden rechtsgeldig zijn gedeponeerd en door de klant zijn geaccepteerd.
Hoe bereken ik de wettelijke rente en incassokosten die ik mag vorderen?
De wettelijke handelsrente wordt berekend over het openstaande factuurbedrag vanaf de dag na de vervaldatum en is gebaseerd op het door De Nederlandsche Bank vastgestelde percentage, dat elk halfjaar wordt bijgesteld. De buitengerechtelijke incassokosten (BIK) worden berekend via een wettelijke staffel: 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40), 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, enzovoort, met een maximum van €6.775. Er zijn online rekenhulpen beschikbaar waarmee je snel het exacte bedrag kunt berekenen op basis van jouw vordering.
Wat als de debiteur failliet gaat voordat de factuur betaald is?
Als een debiteur failliet wordt verklaard, dien je je vordering in bij de curator als concurrente schuldeiser. Helaas betekent dit in de praktijk dat je vaak slechts een klein deel of niets van het openstaande bedrag terugziet, omdat preferente schuldeisers zoals de Belastingdienst en banken voorgaan. Dit benadrukt het belang van preventieve maatregelen zoals een kredietcheck bij nieuwe klanten en het overwegen van een kredietverzekering, zodat je bij insolventie van een klant toch gedekt bent.
Heeft het inschakelen van een incassobureau invloed op mijn klantrelatie?
Dat hoeft niet het geval te zijn, mits je kiest voor een incassobureau dat professioneel en respectvol communiceert namens jouw bedrijf. Een goede incassopartner benadert de debiteur op een constructieve manier, gericht op een oplossing in plaats van confrontatie. In veel gevallen merkt de klant nauwelijks dat er een externe partij betrokken is, wat de kans op behoud van de relatie na afwikkeling van de schuld aanzienlijk vergroot.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opvolgen van openstaande facturen?
De meest voorkomende fouten zijn te lang wachten met opvolgen, inconsistent handelen (de ene keer wel, de andere keer niet aanmanen) en het accepteren van vage betalingsbeloftes zonder schriftelijke bevestiging. Ook het ontbreken van goede documentatie — zoals bewijs van verzending van facturen en aanmaningen — is een veelgemaakte fout die je positie verzwakt als de zaak escaleert naar de rechter. Een gestructureerd debiteurenbeheerproces met vaste opvolgmomenten voorkomt al deze valkuilen.
Kan ik als kleine ondernemer ook zonder incassobureau gerechtelijk incasseren?
Ja, bij vorderingen tot €5.000 kun je als ondernemer zelf een procedure starten bij de kantonrechter via een zogenaamde 'kleine vordering', zonder dat je verplicht bent een advocaat in te schakelen. Je dient dan een dagvaarding op te stellen en de griffiekosten te betalen, die afhankelijk zijn van de hoogte van de vordering. Toch is het bij zakelijke vorderingen boven de €2.500 aan te raden om een incassobureau of jurist in te schakelen, omdat zij de procedure kennen en de kans op een succesvol vonnis aanzienlijk vergroten.
