Mag ik kosten rekenen over een oude vordering?
Ja, je mag kosten rekenen over een oude vordering, ook als de factuur al maanden openstaat. Zolang de vordering nog niet is verjaard, heb je als schuldeiser het wettelijke recht om incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen. De hoogte van die kosten is vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je mag rekenen, wanneer het recht verloopt, en wat je kunt doen als een debiteur weigert te betalen.
Hoe lang mag een vordering openstaan voordat je kosten mag rekenen?
Je mag incassokosten rekenen zodra een factuur onbetaald blijft na de overeengekomen betalingstermijn. Er is geen minimale wachttijd. Wel is er een wettelijke vereiste: bij consumenten moet je eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van veertien dagen voordat je kosten in rekening mag brengen. Bij zakelijke debiteuren (B2B) mag je de kosten direct na het verstrijken van de betalingstermijn vorderen, mits dit contractueel is overeengekomen.
In de praktijk laten veel ondernemers facturen te lang liggen voordat ze actie ondernemen. Dat is begrijpelijk, je wilt de relatie niet beschadigen, maar het werkt in je nadeel. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans op volledige betaling. Er is geen wettelijke grens die bepaalt dat een vordering “te oud” is om kosten op te rekenen, zolang de verjaringstermijn nog niet is verstreken.
Wat zijn de wettelijke incassokosten voor een oude vordering?
De wettelijke incassokosten worden berekend op basis van de hoofdsom van de vordering, volgens een staffel vastgelegd in de WIK. Het maakt daarbij niet uit of de factuur één maand of anderhalf jaar oud is, de berekeningswijze blijft gelijk. De staffel werkt als volgt:
- 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom (minimaal €40)
- 10% over het deel tussen €2.500 en €5.000
- 5% over het deel tussen €5.000 en €10.000
- 1% over het deel tussen €10.000 en €200.000
- 0,5% over het meerdere boven €200.000 (maximaal €6.775)
Bij het incasseren van vorderingen worden deze wettelijke tarieven als uitgangspunt gehanteerd. Houd er rekening mee dat dit de buitengerechtelijke incassokosten zijn, de kosten die je maakt voordat een zaak voor de rechter komt. Gerechtelijke kosten, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, komen daar bovenop als het tot een procedure komt.
Wanneer verjaart een vordering en wat betekent dat voor de kosten?
De meeste handelsvorderingen verjaren na vijf jaar, te rekenen vanaf de dag na de vervaldatum van de factuur. Voor vorderingen op consumenten geldt in bepaalde gevallen een kortere termijn. Na verjaring verlies je het recht om de vordering via de rechter af te dwingen, en daarmee ook het recht om wettelijke incassokosten te vorderen.
Verjaring treedt echter niet automatisch in. Je kunt de verjaringstermijn stuiten door een schriftelijke aanmaning te sturen of door de debiteur schriftelijk te laten erkennen dat de schuld bestaat. Na een stuiting begint de verjaringstermijn opnieuw te lopen. Dit is een cruciaal punt voor ondernemers met oude vorderingen: controleer altijd of de termijn al is verstreken of gestuit, voordat je aanneemt dat een vordering niet meer inbaar is.
Heeft u twijfels over de status van een oude vordering? Neem dan contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Mag je rente rekenen naast incassokosten op een oude factuur?
Ja, naast incassokosten mag je ook wettelijke handelsrente rekenen over het openstaande bedrag. Deze rente loopt vanaf de dag na de betalingstermijn en telt op zolang de vordering niet is voldaan. Bij B2B-vorderingen geldt de wettelijke handelsrente, die jaarlijks wordt vastgesteld en doorgaans hoger ligt dan de gewone wettelijke rente voor consumenten.
De rente wordt berekend over de hoofdsom en loopt door totdat de debiteur volledig betaalt. Bij een vordering die al een jaar of langer openstaat, kan de opgelopen rente een substantieel bedrag vormen. Dit is een extra reden om niet te lang te wachten met het opstarten van een incassotraject: hoe langer je wacht, hoe meer rente er theoretisch wordt opgebouwd, maar ook hoe moeilijker het wordt om de debiteur daadwerkelijk te laten betalen.
Rente en incassokosten zijn twee afzonderlijke aanspraken. Je kunt beide tegelijkertijd vorderen, en beide zijn wettelijk verankerd, je hoeft hier geen aparte afspraken over te maken als de wettelijke regels van toepassing zijn.
Wat als de debiteur de kosten betwist of weigert te betalen?
Als een debiteur de incassokosten of rente betwist, betekent dat niet dat je er geen recht op hebt. Een betwisting is geen juridisch verweer op zichzelf. Zolang de vordering rechtmatig is, de aanmaningsprocedure correct is gevolgd en de verjaringstermijn niet is verstreken, staan de kosten stevig. De debiteur zal bij een gerechtelijke procedure moeten aantonen waarom de kosten niet verschuldigd zijn.
In de praktijk zijn er twee veelvoorkomende situaties:
- De debiteur betwist de hoogte van de kosten: Controleer of je de WIK-staffel correct hebt toegepast en of de aanmaningsprocedure bij consumenten correct is doorlopen. Een fout in de procedure kan de kosten ongeldig maken.
- De debiteur weigert simpelweg te betalen: Dan is de volgende stap gerechtelijke incasso: een dagvaardingsprocedure via de kantonrechter, gevolgd door eventuele beslaglegging.
Wij werken bij Credit Alliance altijd eerst via minnelijke incasso: persoonlijk contact met de debiteur om tot een oplossing te komen zonder rechtbank. Lukt dat niet, dan schakelen we door naar juridische stappen via ons netwerk van deurwaarders en juridische partners. Dat doen we op no-cure-no-paybasis: betaalt de debiteur niet, dan betaalt u niets.
Veelgestelde vragen
Kan ik incassokosten rekenen als ik nooit een schriftelijke overeenkomst had met de debiteur?
Ja, ook zonder schriftelijk contract kun je in veel gevallen aanspraak maken op incassokosten, zolang je kunt aantonen dat er een overeenkomst tot stand is gekomen — bijvoorbeeld via e-mailcorrespondentie, een offerte die is geaccepteerd, of een mondelinge afspraak die is bevestigd. Bij consumenten blijft de verplichting gelden om eerst een correcte veertien-dagenbrief te sturen. Het ontbreken van een schriftelijk contract maakt de vordering lastiger te bewijzen, maar niet per definitie ongeldig.
Wat is het verschil tussen minnelijke incasso en gerechtelijke incasso, en wanneer kies je voor welke?
Bij minnelijke incasso probeer je buiten de rechtbank om tot betaling te komen, via aanmaningen, telefonisch contact en betalingsregelingen. Dit is altijd de eerste stap en is vaak sneller, goedkoper en minder belastend voor de zakelijke relatie. Gerechtelijke incasso — via dagvaarding, kantonrechter en eventueel beslaglegging — is de volgende stap als de debiteur niet reageert of weigert te betalen. Kies voor gerechtelijke incasso als minnelijke pogingen zijn uitgeput, de vordering groot genoeg is om de kosten te rechtvaardigen, en de verjaringstermijn nog niet in gevaar is.
Hoe stuit ik de verjaring van een oude vordering op de juiste manier?
De meest gebruikte en juridisch veiligste manier om verjaring te stuiten is het versturen van een schriftelijke aanmaning per aangetekende post, waarbij je de debiteur ondubbelzinnig aanmaant tot betaling. Na ontvangst van de stuiting begint de verjaringstermijn van vijf jaar opnieuw te lopen. Bewaar altijd het bewijs van verzending en ontvangst, want bij een eventuele rechtszaak moet je kunnen aantonen dat de stuiting tijdig en correct heeft plaatsgevonden.
Mag ik zelf de wettelijke incassokosten berekenen en op de factuur zetten, of moet ik daarvoor een incassobureau inschakelen?
Je mag als ondernemer zelf de wettelijke incassokosten berekenen en vorderen op basis van de WIK-staffel — daar heb je geen incassobureau voor nodig. Stuur een aparte aanmaning (bij consumenten de verplichte veertien-dagenbrief) waarin je de kosten specificeert en de debiteur een laatste kans geeft te betalen. Een incassobureau inschakelen is zinvol als je de opvolging wilt uitbesteden, als de debiteur niet reageert, of als je juridische stappen overweegt.
Wat als de debiteur een betalingsregeling aanbiedt — verlies ik dan mijn recht op incassokosten en rente?
Nee, het accepteren van een betalingsregeling betekent niet automatisch dat je afstand doet van incassokosten of opgelopen rente. Leg de regeling altijd schriftelijk vast en vermeld expliciet dat de incassokosten en rente onderdeel zijn van het totaal te betalen bedrag. Zo voorkom je discussies achteraf en behoud je je volledige aanspraak, ook als de debiteur in termijnen betaalt.
Kan ik incassokosten ook rekenen als de debiteur inmiddels failliet is verklaard?
Ja, je kunt je vordering inclusief incassokosten en rente indienen bij de curator als concurrente vordering in het faillissement. Of je die kosten ook daadwerkelijk vergoed krijgt, hangt af van de boedel en de rangorde van schuldeisers — in de praktijk is de uitkering aan concurrente schuldeisers vaak beperkt of nihil. Het is desondanks verstandig je volledige vordering tijdig en correct in te dienen, zodat je geen aanspraak misloopt als er toch uitkeringsruimte is.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het incasseren van oude vorderingen die ik moet vermijden?
De meest voorkomende fouten zijn: te lang wachten waardoor de verjaring dreigt te verstrijken, vergeten de verjaring tijdig te stuiten, bij consumenten de veertien-dagenbrief overslaan waardoor de incassokosten ongeldig worden, en de WIK-staffel verkeerd toepassen. Een andere veelgemaakte fout is het niet bijhouden van communicatie en betalingsbewijzen, waardoor je bij een rechtszaak niet kunt aantonen wat er is afgesproken of verstuurd. Zorg voor een gestructureerde debiteurenopvolging en schakel tijdig professionele hulp in bij twijfel.
