Mag ik kosten berekenen over een betwiste factuur?
Ja, je mag in principe kosten berekenen over een onbetaalde factuur, maar bij een betwiste factuur liggen de regels genuanceerder. Zolang de factuur inhoudelijk wordt betwist, is het opeisen van incassokosten of rente juridisch kwetsbaar. Of je die kosten daadwerkelijk kunt doorberekenen, hangt af van de vraag of de betwisting gegrond is en hoe het geschil wordt opgelost.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over betwiste facturen, van de juridische definitie tot de stap waarbij het inschakelen van een incassobureau de slimste zet is.
Wanneer is een factuur officieel ‘betwist’?
Een factuur is officieel betwist wanneer de debiteur schriftelijk en gemotiveerd aangeeft het niet eens te zijn met de factuur. Dat kan gaan om de hoogte van het bedrag, de geleverde dienst of het product, of de overeengekomen prijs. Een vage opmerking als “ik betaal dit niet” is geen geldige betwisting. De debiteur moet concreet aangeven waarom hij de factuur niet erkent.
Het verschil tussen een betwiste en een onbetaalde factuur is belangrijk. Bij een gewone onbetaalde factuur erkent de debiteur de schuld, maar betaalt hij niet. Bij een betwiste factuur ontkent hij de schuld zelf. Die tweedeling bepaalt welke stappen je kunt zetten en welke kosten je mag doorberekenen.
- Gegronde betwisting: de debiteur heeft een inhoudelijk argument, bijvoorbeeld een aantoonbaar gebrek in de levering.
- Ongegronde betwisting: de debiteur probeert betaling te vertragen zonder steekhoudende reden.
In de praktijk is het onderscheid niet altijd meteen duidelijk. Dat maakt betwiste facturen extra frustrerend voor ondernemers die gewoon betaald willen worden voor geleverd werk.
Wat zegt de wet over kosten bij een betwiste factuur?
De wet staat toe dat je incassokosten in rekening brengt bij een onbetaalde factuur, maar alleen als de vordering vaststaat. Bij een betwiste factuur staat de vordering per definitie niet vast. Zolang het geschil niet is opgelost, kun je geen wettelijke incassokosten doorberekenen op basis van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).
De WIK regelt hoeveel incassokosten een schuldeiser mag rekenen bij consumenten en kleine zakelijke debiteuren. Die regeling geldt alleen voor onbetwiste vorderingen. Wordt de factuur betwist, dan valt de grondslag voor die kosten weg totdat een rechter of een minnelijke regeling de vordering alsnog erkent.
Voor zakelijke transacties geldt bovendien dat partijen in hun algemene voorwaarden afwijkende afspraken kunnen maken over kosten. Heb je duidelijke betalingsvoorwaarden opgesteld en zijn die van toepassing verklaard, dan sta je sterker. Maar ook dan geldt: bij een gegronde betwisting zal een rechter de kostenvordering kritisch beoordelen.
Mag je wettelijke rente rekenen over een betwist bedrag?
Wettelijke rente mag je in principe pas rekenen vanaf het moment dat de debiteur in verzuim is. Bij een betwiste factuur is het de vraag of er überhaupt sprake is van verzuim, omdat de debiteur de grondslag van de vordering betwist. Zolang de betwisting niet is weerlegd, is het juridisch riskant om rente te vorderen.
Verzuim treedt in wanneer een betalingstermijn is verstreken en de debiteur niet betaalt. Bij zakelijke transacties geldt op grond van de Wet betalingstermijnen een wettelijke betalingstermijn van maximaal 60 dagen, tenzij anders overeengekomen. Maar als de debiteur de factuur betwist, kan hij stellen dat de betalingstermijn nooit is ingegaan omdat de vordering zelf niet vaststaat.
Praktisch advies: documenteer altijd wanneer je de factuur hebt verstuurd, wanneer de betalingstermijn verstreek en wanneer de betwisting werd ingediend. Die tijdlijn is cruciaal als het geschil later voor de rechter komt en je alsnog rente wilt vorderen over de periode na de betwisting.
Hoe los je een betwiste factuur het snelst op?
De snelste oplossing voor een betwiste factuur is directe communicatie gericht op het achterhalen van de werkelijke reden van de betwisting. Vraag schriftelijk om een gedetailleerde toelichting. Vaak blijkt de betwisting te berusten op een misverstand, een communicatiefout of een poging om betaling uit te stellen.
Volg deze stappen om een betwiste factuur zo snel mogelijk op te lossen:
- Vraag om schriftelijke onderbouwing van de betwisting. Zo dwing je de debiteur zijn bezwaar concreet te maken.
- Beoordeel de betwisting eerlijk. Is er een gegrond punt? Overweeg dan een creditnota of aanpassing van het bedrag.
- Reageer snel en gedocumenteerd. Stuur een schriftelijke reactie waarin je de betwisting weerlegt of erkent.
- Stel een betalingsvoorstel voor. Bij een gedeeltelijk erkende betwisting kan een compromis de zaak snel sluiten.
- Stuur een aanmaning als de betwisting ongegrond is, met een duidelijke nieuwe betalingstermijn.
Hoe sneller je reageert, hoe kleiner de kans dat de betwisting uitgroeit tot een langdurig geschil. Stilte van jouw kant wordt door debiteuren soms geïnterpreteerd als erkenning van hun bezwaar.
Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betwiste factuur?
Een incassobureau inschakelen bij een betwiste factuur is zinvol zodra je de betwisting schriftelijk hebt weerlegd en de debiteur alsnog weigert te betalen. Op dat moment is de betwisting feitelijk ongegrond verklaard en staat de vordering inhoudelijk vast. Verdere vertraging is dan een bewuste keuze van de debiteur om niet te betalen.
Een professioneel incassobureau kan in die fase het verschil maken. Waar eigen aanmaningen worden genegeerd, zorgt een externe partij voor een andere dynamiek. Bij Credit Alliance kiezen we bewust voor persoonlijk telefonisch contact na de eerste brief, in plaats van een stroom anonieme aanmaningen. Die directe dialoog leidt aantoonbaar sneller tot resultaat en de zakelijke relatie blijft zoveel mogelijk intact.
Wil je weten of jouw situatie geschikt is voor een incassotraject? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We kijken samen naar de betwisting, de onderbouwing en de beste aanpak. Werkt minnelijke incasso niet, dan kunnen we doorschakelen naar juridische stappen via ons netwerk van deurwaarders en juridische partners. Meer over hoe dat traject eruitziet, lees je op onze pagina over incasso voor ondernemers.
Eén praktische vuistregel: hoe beter je eigen dossier is gedocumenteerd, hoe sterker je positie. Bewaar alle communicatie, de originele overeenkomst, de factuur en de schriftelijke betwisting. Dat is de basis waarop een incassotraject of rechtszaak wordt gebouwd.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als een klant een factuur betwist maar geen schriftelijke onderbouwing geeft?
Stuur de debiteur een schriftelijk verzoek waarin je expliciet vraagt om een gemotiveerde, schriftelijke toelichting op de betwisting. Geef daarbij een redelijke termijn, bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen. Reageert de debiteur niet of blijft de betwisting vaag, dan kun je stellen dat er geen geldige betwisting is en de incassoprocedure gewoon voortzetten. Documenteer dit verzoek zorgvuldig, want het versterkt je positie als het geschil later escaleert.
Kan een debiteur een factuur betwisten nadat de betalingstermijn al verstreken is?
Ja, een debiteur kan in principe ook na het verstrijken van de betalingstermijn een betwisting indienen, maar het tijdstip van de betwisting speelt wel een rol bij de beoordeling van de geloofwaardigheid ervan. Een betwisting die pas wordt ingediend nadat je een aanmaning hebt gestuurd, wordt door rechters vaak kritischer bekeken dan een betwisting die direct na ontvangst van de factuur volgt. Leg altijd vast op welke datum de betwisting werd ingediend ten opzichte van de factuurdatum en de betalingstermijn.
Wat als de betwisting deels gegrond is? Moet ik dan de hele factuur aanpassen?
Nee, je hoeft de factuur niet volledig aan te passen als slechts een deel van de betwisting gegrond is. In dat geval kun je een creditnota sturen voor het betwiste gedeelte en het resterende, onbetwiste bedrag alsnog opeisen via een aanmaning of incassotraject. Dit is een praktische en juridisch houdbare aanpak die ook de zakelijke relatie minder beschadigt. Zorg er wel voor dat je schriftelijk vastlegt welk deel je erkent en welk deel je blijft vorderen.
Welke bewijsstukken heb ik nodig als een betwiste factuur voor de rechter komt?
Voor een sterke rechtszaak heb je minimaal de volgende documenten nodig: de originele overeenkomst of opdrachtbevestiging, de factuur zelf, bewijs van levering of uitvoering van de dienst (zoals een afleverbon, e-mails of een getekend werkbon), de schriftelijke betwisting van de debiteur, en alle correspondentie daarna inclusief jouw weerlegging. Hoe completer en chronologischer je dossier, hoe groter de kans dat de rechter jouw vordering toewijst, inclusief eventuele rente en proceskosten.
Mag ik een betwiste factuur uit handen geven aan een incassobureau zonder eerst een advocaat in te schakelen?
Ja, dat mag en is in de meeste gevallen ook de logische eerste stap. Een incassobureau kan de minnelijke fase afhandelen, wat sneller en goedkoper is dan direct juridische stappen. Pas als minnelijke incasso niet werkt, is inschakeling van een deurwaarder of advocaat aan de orde voor een gerechtelijke procedure. Een goed incassobureau, zoals Credit Alliance, beoordeelt samen met jou of de betwisting voldoende weerlegd is voordat het traject wordt gestart, zodat je niet onnodig kosten maakt.
Hoe voorkom ik betwiste facturen in de toekomst?
De meeste factuurbetwistingen zijn te voorkomen met heldere afspraken vooraf: gebruik altijd een schriftelijke overeenkomst of opdrachtbevestiging, zorg dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard en laat de klant deze ondertekenen, en stuur een tussentijdse bevestiging bij wijzigingen in de opdracht. Stuur facturen bovendien zo snel mogelijk na levering en specificeer de factuur duidelijk zodat de klant precies weet waarvoor hij betaalt. Hoe minder ruimte voor interpretatie, hoe kleiner de kans op een betwisting.
Wat zijn de risico's als ik een betwiste factuur toch doorstuur naar een incassobureau zonder de betwisting te weerleggen?
Als je een betwiste factuur uit handen geeft zonder de betwisting inhoudelijk te hebben weerlegd, loop je het risico dat de debiteur succesvol bezwaar maakt tegen de incassokosten en dat een rechter de vordering afwijst. Bovendien kan de debiteur een tegenvordering indienen als hij aantoont dat de incasso onterecht was, wat kan leiden tot extra kosten voor jou. Zorg er daarom altijd voor dat je de betwisting schriftelijk hebt weerlegd en de debiteur daarna nog een redelijke betalingstermijn hebt gegeven voordat je een incassobureau inschakelt.
