Kan ik een incassobureau inschakelen zonder schriftelijk contract?
Ja, je kunt een incassobureau inschakelen zonder schriftelijk contract met dat bureau. Een mondelinge of digitale opdracht is in de meeste gevallen voldoende om een incassotraject te starten. Wat wél telt, is dat je kunt aantonen dat de vordering bestaat en dat de betalingstermijn is verstreken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat je nodig hebt, welke documenten je aanlevert en wat het kost.
Wat heb je minimaal nodig om een incassobureau opdracht te geven?
Om een incassobureau opdracht te geven, heb je minimaal een openstaande factuur, bewijs van levering of dienstverlening en de contactgegevens van de debiteur nodig. Een schriftelijk contract met het incassobureau zelf is niet verplicht. De meeste bureaus werken op basis van een digitale opdrachtbevestiging of zelfs een mondeling akkoord.
Wat je wél goed op orde moet hebben, is het bewijs dat de vordering rechtsgeldig is. Dat betekent concreet:
- De originele factuur met factuurdatum en vervaldatum
- Bewijs dat de factuur is verstuurd (e-mail, aangetekende post)
- Eventuele herinneringen of aanmaningen die je al hebt gestuurd
- De naam, het adres en bij voorkeur het KvK-nummer van de debiteur
Hoe meer documentatie je aanlevert, hoe sterker de positie van het incassobureau. Maar ook met een beperkte set bewijsstukken kun je al een traject opstarten. Het incassobureau beoordeelt dan samen met jou wat haalbaar is.
Is een mondelinge overeenkomst met een incassobureau rechtsgeldig?
Ja, een mondelinge overeenkomst met een incassobureau is in Nederland rechtsgeldig. Het Nederlandse contractenrecht vereist in de meeste gevallen geen schriftelijke vastlegging om een overeenkomst bindend te laten zijn. Een mondeling akkoord over de opdracht, de voorwaarden en de vergoeding is juridisch afdwingbaar.
In de praktijk werken de meeste incassobureaus echter met een digitale opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden die je online accepteert. Dit is niet omdat een mondeling akkoord ongeldig is, maar omdat het voor beide partijen duidelijkheid schept over zaken als:
- De hoogte van de incassokosten en wie deze draagt
- De werkwijze (minnelijk, gerechtelijk of beide)
- De no-cure-no-payafspraken
- Hoe en wanneer geïnde bedragen worden uitbetaald
Wij werken bij Credit Alliance altijd transparant: je weet vooraf precies wat de afspraken zijn, zonder verrassingen achteraf. Zo kun je met een gerust hart een incassotraject starten zonder dat je eerst een stapel papierwerk hoeft te doorworstelen.
Wat als je geen schriftelijk contract hebt met je eigen klant?
Ook zonder schriftelijk contract met je klant kun je een incassobureau inschakelen. Een overeenkomst hoeft niet op papier te staan om rechtsgeldig te zijn. Als je kunt aantonen dat er een opdracht is verstrekt, werk is geleverd en een prijs is afgesproken, staat je vordering juridisch gezien op eigen benen.
Bewijs verzamelen is in dit geval extra belangrijk. Denk aan:
- E-mails of appberichten waarin de opdracht is bevestigd
- Offertes die de klant heeft geaccepteerd (ook mondeling of per e-mail)
- Leveringsbewijzen, urenstaten of opdrachtbevestigingen
- Eerdere betalingen van dezelfde klant voor vergelijkbare werkzaamheden
Het ontbreken van een formeel contract maakt de zaak soms complexer, maar zeker niet kansloos. Een incassobureau kan op basis van de beschikbare bewijsstukken beoordelen hoe sterk de vordering is en welke aanpak het meest kansrijk is. Heb je twijfels over de haalbaarheid? Neem dan contact op voor een vrijblijvende beoordeling.
Welke documenten moet je aanleveren bij een incassobureau?
Bij het inschakelen van een incassobureau lever je in ieder geval de openstaande factuur, bewijs van verzending en de contactgegevens van de debiteur aan. Heb je al aanmaningen verstuurd, voeg die dan ook toe. Hoe completer het dossier, hoe sneller het bureau aan de slag kan.
Een overzicht van de meest gevraagde documenten:
- Factuur: met factuurnummer, datum, vervaldatum en het openstaande bedrag
- Bewijs van levering: een ondertekende pakbon, e-mailbevestiging of opdrachtbevestiging
- Verstuurde aanmaningen: inclusief datum en reactie (of het uitblijven daarvan)
- Correspondentie: e-mails, brieven of appberichten met de debiteur over de betaling
- Debiteurgegevens: naam, adres, KvK-nummer en, indien bekend, het IBAN
Heb je niet alles bij de hand? Geen probleem. Wij helpen je bij het in kaart brengen van wat er beschikbaar is en wat er nog nodig is om het dossier zo sterk mogelijk te maken.
Wat kost een incassobureau inschakelen als je geen contract hebt?
De kosten van een incassobureau inschakelen zijn in de meeste gevallen niet afhankelijk van of je een schriftelijk contract hebt. Wat de kosten bepaalt, is de hoogte van de vordering, de complexiteit van de zaak en de gekozen werkwijze. Bij een no-cure-no-paymodel betaal je alleen als de incasso succesvol is.
De incassokosten worden in Nederland deels geregeld door de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Dit betekent dat de wettelijke incassokosten die bij de debiteur in rekening worden gebracht, zijn gemaximeerd op basis van een staffel:
- 15% over de eerste €2.500 van de vordering (minimaal €40)
- 10% over het deel tussen €2.500 en €5.000
- 5% over het deel tussen €5.000 en €10.000
- 1% over het deel boven €10.000 (maximaal €6.775 in totaal)
Bij Credit Alliance werken we op no-cure-no-paybasis. Betaalt de debiteur niet? Dan betaal jij niets. De incassokosten worden in principe verhaald op de debiteur, zodat jij als ondernemer zo min mogelijk uit eigen zak hoeft te betalen. Wil je weten wat jouw specifieke situatie kost? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een incassobureau actie onderneemt na mijn opdracht?
Nadat je een opdracht hebt ingediend, neemt een incassobureau doorgaans binnen één tot twee werkdagen contact op met de debiteur. De totale doorlooptijd van een minnelijk incassotraject varieert van enkele weken tot een paar maanden, afhankelijk van de medewerking van de debiteur. Hoe sneller en completer jij het dossier aanlevert, hoe sneller het bureau aan de slag kan.
Wat als de debiteur beweert dat hij niets verschuldigd is omdat er geen schriftelijk contract bestaat?
Dit is een veelgehoord verweer, maar het houdt juridisch gezien vaak geen stand. Zolang jij kunt aantonen dat er een opdracht is verstrekt, een prijs is overeengekomen en de dienst of het product is geleverd, is de vordering rechtsgeldig — ook zonder schriftelijk contract. E-mails, appberichten, offertes en leveringsbewijzen zijn stuk voor stuk bruikbaar als bewijs. Een incassobureau beoordeelt de kracht van jouw dossier en adviseert je over de beste aanpak.
Kan ik een incassobureau inschakelen als de debiteur al een betalingsregeling heeft voorgesteld maar zich daar niet aan houdt?
Ja, absoluut. Als een debiteur een betalingsregeling heeft voorgesteld maar zich daar niet aan houdt, is dat juist een sterk signaal om een incassobureau in te schakelen. Bewaar alle communicatie rondom de betalingsregeling zorgvuldig, want dit versterkt jouw dossier aanzienlijk. Het incassobureau kan de debiteur dan confronteren met de eerder gemaakte afspraken en verdere stappen ondernemen.
Wat is het verschil tussen een minnelijk en een gerechtelijk incassotraject, en wanneer kies je voor welke?
Bij een minnelijk traject probeert het incassobureau de debiteur buiten de rechter om tot betaling te bewegen, via aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelingen. Dit is sneller, goedkoper en wordt in de meeste gevallen als eerste stap ingezet. Een gerechtelijk traject wordt pas overwogen als de debiteur niet reageert of weigert te betalen; hierbij wordt de rechter ingeschakeld om een vonnis te verkrijgen. Een goed incassobureau adviseert je welke aanpak het meest kansrijk is op basis van jouw specifieke situatie.
Wat als ik maar één onbetaalde factuur heb van een klein bedrag — is het dan nog de moeite waard om een incassobureau in te schakelen?
Ja, ook voor kleinere vorderingen kan het zinvol zijn om een incassobureau in te schakelen, zeker als je werkt op no-cure-no-paybasis. De wettelijke minimumincassokosten van €40 worden in principe verhaald op de debiteur, waardoor jouw eigen risico beperkt blijft. Bovendien stuurt het een duidelijk signaal naar de debiteur dat je serieus bent, wat de kans op betaling aanzienlijk vergroot.
Kan ik zelf nog contact opnemen met de debiteur nadat ik een incassobureau heb ingeschakeld?
In principe is het verstandig om alle communicatie met de debiteur over de openstaande vordering over te laten aan het incassobureau zodra je de opdracht hebt verstrekt. Eigen contact kan verwarring scheppen of de onderhandelingspositie van het bureau verzwakken. Mocht de debiteur toch rechtstreeks contact met jou opnemen, verwijs hem dan terug naar het incassobureau en informeer het bureau direct over dit contact.
Wat gebeurt er als het incassotraject niet succesvol is — betaal ik dan alsnog kosten?
Bij een no-cure-no-paymodel, zoals gehanteerd door Credit Alliance, betaal je niets als de incasso niet succesvol is. Er zijn echter situaties, zoals een faillissement van de debiteur, waarbij inning simpelweg niet mogelijk is ongeacht de inspanningen van het bureau. In dat geval is het verstandig om te vragen naar de mogelijkheden rondom oninbare vorderingen en eventuele fiscale afschrijving, zodat je het verlies zo beperkt mogelijk houdt.
