Kan ik een incassobureau inschakelen tegen een voormalige klant?

Ja, je kunt een incassobureau inschakelen tegen een voormalige klant. De zakelijke relatie hoeft niet actief te zijn om een vordering in te dienen, zolang de factuur rechtsgeldig is en de betalingstermijn is verstreken, staat niets een incassotraject in de weg. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incasso bij ex-klanten, van de risico’s van wachten tot de documenten die je nodig hebt.

Maakt het uit dat de samenwerking al is beëindigd?

Nee, het maakt juridisch gezien geen verschil of de samenwerking nog actief is of al is beëindigd. Een factuur is een zelfstandige betalingsverplichting. Zolang de vordering niet is verjaard en de factuur correct is opgesteld, blijft de schuld opeisbaar, ongeacht of jullie zakelijke relatie inmiddels is stopgezet.

Veel ondernemers twijfelen juist bij ex-klanten, omdat ze denken dat het “te laat” is of dat de relatie de inzet van een incassobureau niet meer rechtvaardigt. Dat is een misverstand. De beëindiging van de samenwerking verandert niets aan de rechten die je als schuldeiser hebt. Wat wél telt, is de verjaringstermijn: voor handelsvorderingen geldt in Nederland doorgaans een verjaringstermijn van vijf jaar na de vervaldatum van de factuur. Handel je binnen die periode, dan kun je gewoon een incassotraject opstarten.

Wat zijn de risico’s van wachten met incasso?

Hoe langer je wacht met het inschakelen van een incassobureau, hoe kleiner de kans op succesvolle inning. Wachten vergroot het risico dat de debiteur in financiële problemen raakt, failliet gaat of simpelweg moeilijker te bereiken wordt. Bovendien tikt de verjaringstermijn door en elke maand uitstel verzwakt je positie als schuldeiser.

Er zijn nog meer concrete risico’s verbonden aan uitstel:

• Liquiditeitsproblemen: Een onbetaalde factuur die maandenlang openstaat, drukt direct op je cashflow. Voor een mkb-ondernemer kan dat snel voelbaar worden in de dagelijkse bedrijfsvoering.
• Bewijspositie verslechtert: Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe lastiger het kan worden om communicatie, leveringsbewijzen en afspraken te reconstrueren.
• Debiteur verdwijnt: Bedrijven kunnen ophouden te bestaan, verhuizen of hun structuur wijzigen. Een vroeg ingezet traject vergroot de kans dat er nog verhaal mogelijk is.
• Verjaring: Na vijf jaar vervalt je recht op invordering als je geen stuitingshandeling hebt verricht.

Kort gezegd: hoe eerder je actie onderneemt, hoe beter je kansen op een positief resultaat.

Hoe werkt het incassoproces bij een ex-klant?

Het incassoproces bij een voormalige klant verloopt op dezelfde manier als bij een actieve zakelijke relatie. Het traject begint altijd met minnelijke incasso: een formele aanmaning met de mogelijkheid om alsnog te betalen. Leidt dat niet tot resultaat, dan volgen verdere stappen richting gerechtelijke invordering.

Bij ons begint elk traject met één brief aan de debiteur. Blijft betaling daarna uit, dan volgt direct persoonlijk telefonisch contact. Die menselijke aanpak maakt een groot verschil: door de dialoog aan te gaan in plaats van uitsluitend brieven te sturen, worden vorderingen sneller geïnd. De debiteur wordt daarbij altijd correct en commercieel benaderd.

Leidt de minnelijke fase niet tot betaling, dan kan het traject worden opgeschaald naar gerechtelijke stappen. Denk aan een dagvaarding, beslaglegging op bankrekeningen of bedrijfsmiddelen en uiteindelijk executie via een deurwaarder. Via ons incassoportal houd je als klant op elk moment inzicht in de voortgang van je dossier.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

Bij een no-cure-no-pay-incassobureau betaal je niets als de vordering niet wordt geïnd. Wordt er wél geïnd, dan ontvangt het bureau een percentage van het geïnde bedrag als vergoeding. De incassokosten die boven op de hoofdsom worden gevorderd, zijn wettelijk vastgelegd en komen in principe voor rekening van de debiteur.

De wettelijke incassokosten zijn gebaseerd op de hoogte van de vordering en worden berekend volgens een staffel. Voor vorderingen tot 267 euro geldt een minimumbedrag van 40 euro. Daarboven loopt het percentage op, met een wettelijk maximum. In de praktijk betekent dit dat jij als schuldeiser bij een succesvol traject weinig tot niets hoeft bij te dragen aan de kosten.

Wil je weten wat een traject in jouw specifieke situatie kost? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Welke documenten heb je nodig om een vordering in te dienen?

Om een incassotraject te starten heb je in ieder geval de originele factuur, bewijs van levering of dienstverlening en de schriftelijke communicatie met de debiteur nodig. Hoe completer je dossier, hoe sterker je positie en hoe sneller het traject kan worden opgestart.

Concreet gaat het om de volgende documenten:

• De factuur: Met duidelijke vermelding van het factuurbedrag, de vervaldatum en de gegevens van beide partijen.
• Bewijs van levering of opdracht: Een ondertekende opdrachtbevestiging, leveringsbon of e-mailcorrespondentie waaruit blijkt dat de dienst of het product is geleverd.
• Aanmaningen: Kopieën van eerdere betalingsherinneringen die je zelf hebt verstuurd.
• Correspondentie: Alle relevante e-mails, appberichten of brieven met de debiteur over de openstaande factuur.
• Eventuele overeenkomst: Als er een contract of offerte is ondertekend, voeg dat dan toe aan het dossier.

Heb je niet alle documenten meer bij de hand? Geen paniek. Een incassobureau kan je helpen bepalen wat er minimaal nodig is om toch een traject op te starten.

Wanneer is een incassobureau de beste keuze?

Een incassobureau inschakelen is de beste keuze wanneer eigen pogingen tot inning geen resultaat hebben opgeleverd, de factuur al langer dan 30 tot 60 dagen over de vervaldatum is en je de tijd en energie mist om het zelf verder op te volgen. Voor mkb-ondernemers is dit vrijwel altijd het meest efficiënte pad.

Zelf blijven achteraan bellen kost tijd, energie en soms ook de zakelijke relatie. Een professioneel incassobureau heeft de ervaring, de middelen en de juridische kennis om een vordering effectief en snel te innen. Bovendien neemt het bureau de emotionele lading van het proces over, iets wat voor veel ondernemers een groot voordeel is.

Een incassobureau is met name de juiste keuze als:

• De debiteur niet reageert op jouw eigen aanmaningen.
• De debiteur betalingsbeloften doet maar niet nakomt.
• Het om een substantieel bedrag gaat dat je cashflow raakt.
• Je de zakelijke relatie zo veel mogelijk wilt ontzien.
• Je zelf niet de tijd of kennis hebt voor juridische vervolgstappen.

Of het nu gaat om een actieve klant of een voormalige zakenrelatie: als de factuur terecht is en de betalingstermijn is verstreken, is wachten zelden in jouw voordeel. Een professioneel incassotraject geeft je de beste kans op een positief resultaat, zonder dat je er zelf volledig in hoeft mee te gaan.