Hoe verbeter je je cashflow zonder nieuwe klanten te werven?

Je cashflow verbeteren hoeft niet te betekenen dat je meer klanten moet binnenhalen. De meeste MKB-bedrijven laten elke maand geld liggen in de vorm van te laat betaalde facturen. Door je debiteurenbeheer strakker te organiseren, sneller op te volgen en slim gebruik te maken van externe ondersteuning, haal je meer rendement uit je bestaande omzet. Zonder ook maar één nieuwe klant te werven.

Te laat betaalde facturen kosten je meer dan alleen geld

Elke factuur die 30, 60 of 90 dagen openstaat, is geld dat jij al hebt verdiend, maar nog niet kunt gebruiken. Je hebt de opdracht uitgevoerd en de kosten gemaakt, maar je leveranciers en medewerkers moeten gewoon op tijd betaald worden. Dat gat tussen wat je hebt gefactureerd en wat er daadwerkelijk op je rekening staat, vreet aan je werkkapitaal. De oplossing begint niet bij harder werken, maar bij eerder en consequenter opvolgen. Wie elke factuur bewaakt en direct actie onderneemt zodra de betaaltermijn is overschreden, ziet zijn debiteurensaldo structureel dalen.

Achter facturen aanjagen kost tijd die je niet hebt

Veel ondernemers sturen een herinnering als ze eraan denken, bellen als het echt te lang duurt en laten het daarna zitten omdat er weer andere dingen voorgaan. Dat is begrijpelijk, maar het heeft een prijs. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat die volledig betaald wordt. Een gestructureerde aanpak, met vaste momenten van opvolging en persoonlijk contact, zorgt ervoor dat debiteuren jouw factuur bovenaan de stapel leggen. Wie dat niet zelf kan bijhouden, kan dit proces uitbesteden aan een partij die het namens jou doet, zonder dat jouw klant dat als onprettig ervaart.

Wat is cashflow en waarom heeft je bedrijf er last van?

Cashflow is het verschil tussen het geld dat je bedrijf binnenkomt en het geld dat eruit gaat. Een positieve cashflow betekent dat je meer ontvangt dan je uitgeeft. Een negatieve cashflow betekent dat je meer uitgeeft dan er binnenkomt, ook als je op papier winstgevend bent. Veel MKB-bedrijven hebben last van cashflowproblemen, niet omdat ze te weinig verdienen, maar omdat betalingen te laat binnenkomen.

Een bedrijf kan goed draaien qua omzet en toch in de problemen komen als klanten structureel te laat betalen. Je hebt inkomsten op papier, maar geen geld op de rekening. Dat maakt het lastig om leveranciers te betalen, te investeren of zelfs salarissen op tijd te voldoen. Juist in het MKB, waar de financiële buffers kleiner zijn dan bij grote bedrijven, merk je dit snel.

De oorzaak is vaak niet één grote klant die niet betaalt, maar een combinatie van kleine vertragingen die zich opstapelen. Klanten die de betaaltermijn iets oprekken, facturen die ergens in een goedkeuringsproces blijven hangen of een herinnering die te laat verstuurd wordt: allemaal kleine dingen, maar samen zorgen ze voor een structureel cashflowprobleem.

Hoe zorgen uitstaande facturen voor cashflowproblemen?

Uitstaande facturen zorgen voor cashflowproblemen omdat ze omzet vertegenwoordigen die je al hebt verdiend, maar nog niet kunt gebruiken. Hoe langer facturen openstaan, hoe meer werkkapitaal er vastzit in je debiteurenportefeuille. Dat geld staat niet op je rekening, maar je kosten lopen wel gewoon door.

Stel dat je maandelijks voor 80.000 euro factureert en je klanten gemiddeld 45 dagen doen over betalen, terwijl jouw betalingstermijn 30 dagen is. Dan staat er op elk moment een substantieel bedrag aan omzet vast dat je niet kunt inzetten. Je kunt daardoor moeilijker investeren, minder snel groeien en in sommige gevallen zelfs moeite hebben om aan je eigen betalingsverplichtingen te voldoen.

Bovendien neemt het risico op oninbare vorderingen toe naarmate facturen langer openstaan. Een factuur die 90 dagen oud is, heeft een beduidend kleinere kans op volledige betaling dan een factuur van 15 dagen oud. Vroeg opvolgen is dus niet alleen goed voor je cashflow; het beschermt ook je omzet.

Wat zijn de meest effectieve manieren om cashflow te verbeteren?

De meest effectieve manier om cashflow te verbeteren zonder nieuwe klanten te werven, is strakker debiteurenbeheer: sneller factureren, kortere betalingstermijnen hanteren en consequent opvolgen bij overschrijding. Daarnaast helpen vooruitbetalingen of een aanbetaling bij grotere opdrachten, en het kritisch beoordelen van klanten voordat je met ze in zee gaat.

1. Factureer direct na oplevering. Hoe eerder je factureert, hoe eerder de betaaltermijn begint te lopen.
2. Verkort je betalingstermijn. Veertien dagen in plaats van dertig dagen is voor veel klanten prima, maar levert jou twee weken eerder cash op.
3. Volg consequent op. Stuur een vriendelijke herinnering op de vervaldatum en bel persoonlijk als er na een paar dagen nog niets is binnengekomen.
4. Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten. Dit vermindert je risico en verbetert direct je liquiditeitspositie.
5. Doe een kredietcheck bij nieuwe klanten. Zo weet je van tevoren of een klant een betrouwbare betaler is.
6. Overweeg factoring. Hiermee verkoop je je uitstaande facturen aan een financieringspartij en ontvang je direct een groot deel van het factuurbedrag.

De combinatie van sneller factureren en strikter opvolgen heeft voor de meeste MKB-bedrijven al een merkbaar effect. Dat kost geen geld, alleen discipline en tijd, of een partij die het voor je doet.

Hoe helpt debiteurenbeheer uitbesteden bij een betere cashflow?

Debiteurenbeheer uitbesteden helpt bij een betere cashflow omdat een gespecialiseerde partij elke openstaande factuur bewaakt en direct actie onderneemt zodra de betaaltermijn is overschreden. Daardoor worden facturen gemiddeld sneller betaald, daalt je debiteurensaldo en houd je meer werkkapitaal beschikbaar zonder er zelf tijd in te steken.

Bij Credit Alliance bewaken onze specialisten dagelijks alle openstaande facturen van onze opdrachtgevers. Zodra een betaaltermijn wordt overschreden, nemen wij contact op. Wij doen dit vanuit onze eigen naam, niet uit naam van de klant. De brieven die wij versturen zijn duidelijke debiteurenbeheer brieven — geen incasso brieven — en dat staat er ook expliciet in vermeld. Wij noemen dit bewust commercieel debiteurenbeheer, omdat wij begrijpen dat debiteuren ook toekomstige klanten zijn. De brieven zijn gestandaardiseerd, maar bevatten altijd een duidelijke uitleg over wie wij zijn en wat wij doen. Het telefonisch contact wordt aangepast aan de tone of voice van de debiteur, zodat elk gesprek passend en respectvol verloopt.

Wat het verschil maakt ten opzichte van zelf opvolgen, is de combinatie van structuur en continuïteit. Er valt geen herinnering tussen wal en schip, er is geen aarzeling om een klant te bellen en er wordt niet gewacht tot het te laat is. Dat structurele karakter is precies wat cashflow verbetert: niet één keer hard duwen, maar elke maand hetzelfde strakke ritme aanhouden.

Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet? Op onze pagina over debiteurenbeheer lees je hoe we dit aanpakken voor MKB-bedrijven.

Wat kost het uitbesteden van debiteurenbeheer een MKB-bedrijf?

De kosten van het uitbesteden van debiteurenbeheer variëren afhankelijk van het aantal facturen, het aantal debiteuren en de gewenste dienstverlening. Voor MKB-bedrijven is het doorgaans een maandelijks vast bedrag of een combinatie van een basisbedrag en variabele kosten op basis van volume. De investering verdient zich terug via snellere betalingen en minder oninbare vorderingen.

Een veelgemaakte denkfout is dat uitbesteden altijd duurder is dan het zelf doen. Maar de werkelijke kosten van het zelf doen zijn hoger dan ze lijken. Denk aan de uren die jij of je boekhouder kwijt zijn aan herinneringen sturen, nabellen en opvolgen. Tel daarbij op het geld dat vastzit in te laat betaalde facturen, en de kosten van een professionele partij vallen voor de meeste MKB-bedrijven reuze mee.

Elke situatie is anders, en de kosten hangen sterk af van de omvang van je debiteurenportefeuille en van welke onderdelen je wilt uitbesteden. Wil je weten wat het voor jouw bedrijf zou kosten? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het is slim om debiteurenbeheer uit te besteden wanneer je merkt dat facturen structureel te laat betaald worden, jij of je boekhouder er te veel tijd aan kwijt is, of je debiteurensaldo maand op maand oploopt. Je hoeft niet te wachten tot het een serieus probleem is geworden.

Voor veel ondernemers is het kantelpunt een specifieke situatie: een grote factuur die 60 dagen openstaat, een accountant die aangeeft dat het debiteurensaldo te hoog oploopt, of simpelweg het besef dat je elke avond zit te mailen over openstaande rekeningen terwijl je dat eigenlijk niet wilt doen. Dat zijn signalen dat de huidige aanpak niet schaalbaar is.

Uitbesteden is ook slim als je bedrijf groeit. Meer omzet betekent meer facturen, meer debiteuren en meer opvolging. Wie dat niet structureel organiseert, ziet zijn cashflowproblemen meegroeien met zijn omzet. Een externe partij schaalt mee zonder dat jij er extra tijd in hoeft te steken.

Heb je een bedrijf met een jaaromzet tussen de 1 en 100 miljoen euro en loop je aan tegen trage betalers? Dan is de kans groot dat het uitbesteden van debiteurenbeheer meer oplevert dan het kost, zowel in geld als in rust.