Hoe stel ik een goede betalingstermijn in?

Een goede betalingstermijn stel je in door rekening te houden met jouw sector, de grootte van je klant en je eigen cashflowbehoefte. Voor de meeste MKB-bedrijven is een termijn van 14 tot 30 dagen een verstandig uitgangspunt. Hoe je die termijn precies bepaalt, correct vermeldt op je factuur en wat je doet als een klant te laat betaalt, lees je hieronder.

Wat is een redelijke betalingstermijn voor MKB-bedrijven?

Een redelijke betalingstermijn voor MKB-bedrijven ligt doorgaans tussen de 14 en 30 dagen na factuurdatum. Dit geeft klanten voldoende tijd om te betalen, terwijl jij je cashflow gezond houdt. In de praktijk hanteren veel bedrijven 30 dagen als standaard, maar kortere termijnen van 14 dagen zijn zeker haalbaar en werken vaak beter voor je liquiditeit.

De juiste termijn hangt sterk af van je branche. In sectoren waar snel geleverd en snel betaald wordt, zoals de detailhandel of horeca, zijn kortere termijnen gebruikelijk. In de bouw of zakelijke dienstverlening zijn langere termijnen van 30 tot 60 dagen meer de norm. Kijk ook naar wat je concurrenten hanteren: als jij als enige 14 dagen vraagt terwijl de markt op 45 dagen zit, kan dat weerstand oproepen bij klanten.

Een kortere betalingstermijn is bijna altijd in jouw voordeel. Hoe eerder het geld op je rekening staat, hoe minder afhankelijk je bent van krediet en hoe minder risico je loopt op wanbetaling. Begin bij nieuwe klanten altijd met een kortere termijn; je kunt die later altijd verlengen als de relatie dat rechtvaardigt.

Hoe kies je de juiste betalingstermijn voor jouw situatie?

De juiste betalingstermijn kies je door drie factoren af te wegen: jouw eigen cashflowbehoefte, de gebruiken in jouw sector en de financiële positie van je klant. Begin met de vraag hoe snel jij zelf je leveranciers moet betalen, en zorg dat je betalingstermijn daar niet te ver van af ligt.

Houd bij het bepalen van je termijn rekening met de volgende punten:

• Klantprofiel: Grote bedrijven en overheden vragen soms om langere termijnen. Weeg af of je dat kunt en wilt accepteren.
• Ordergrootte: Bij grote facturen is een kortere termijn of een aanbetaling vooraf verstandig om je risico te beperken.
• Klanthistorie: Bij vaste klanten die altijd op tijd betalen, kun je soepeler zijn. Bij nieuwe of onbekende klanten is voorzichtigheid geboden.
• Branchenorm: Wijk niet te sterk af van wat gebruikelijk is in jouw sector, tenzij je daar een goede reden voor hebt.
• Eigen liquiditeit: Heb je zelf krap bij kas? Kies dan bewust voor kortere termijnen of overweeg factoring om sneller over je geld te beschikken.

Overweeg ook vroegbetalingskortingen als stimulans. Door klanten een klein kortingspercentage aan te bieden bij betaling binnen bijvoorbeeld 10 dagen, motiveer je hen om sneller te betalen. Dit kan je gemiddelde betalingstermijn aanzienlijk verkorten zonder dat de relatie onder druk komt.

Wat zijn de wettelijke regels rondom betalingstermijnen?

In Nederland geldt op grond van de Wet betalingstermijnen zakelijke transacties een maximale betalingstermijn van 60 dagen tussen bedrijven onderling, tenzij beide partijen uitdrukkelijk een langere termijn overeenkomen. Voor grote bedrijven die zaken doen met het MKB geldt een wettelijk maximum van 60 dagen, zonder uitzondering.

Enkele belangrijke wettelijke kaders op een rij:

• De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen als er geen termijn is afgesproken.
• Overheden mogen maximaal 30 dagen hanteren bij transacties met bedrijven.
• Bij overschrijding van de betalingstermijn heb je automatisch recht op wettelijke handelsrente, zonder dat je daar een aparte aanmaning voor hoeft te sturen.
• Je mag ook buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen zodra een klant in verzuim is, mits je een correcte aanmaning hebt gestuurd.

Het is verstandig om je betalingstermijn altijd schriftelijk vast te leggen, bij voorkeur in je algemene voorwaarden en op de factuur zelf. Zo voorkom je discussie achteraf en sta je juridisch sterk als een klant te laat betaalt.

Hoe vermeld je een betalingstermijn correct op een factuur?

Een betalingstermijn vermeld je correct op een factuur door een concrete vervaldatum te noemen in plaats van een vage omschrijving. Schrijf dus niet “betaling binnen 30 dagen” maar “gelieve te betalen voor [exacte datum]”. Dit voorkomt misverstanden over wanneer de termijn ingaat en maakt het voor de klant direct duidelijk wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn.

Zorg verder dat de volgende elementen op je factuur staan:

• De factuurdatum (dit is het startpunt van de betalingstermijn)
• Een duidelijke vervaldatum, bij voorkeur als concrete datum
• Je bankrekeningnummer (IBAN) en de tenaamstelling
• Een factuurkenmerk of referentienummer zodat de klant de betaling eenvoudig kan koppelen
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, inclusief de incasso- en renteclausule

Gebruik je debiteurenbeheer software voor het aanmaken en versturen van facturen? Dan kun je vervaldata en herinneringen vaak automatisch instellen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente opvolging van openstaande facturen.

Wat doe je als een klant de betalingstermijn overschrijdt?

Als een klant de betalingstermijn overschrijdt, onderneem je zo snel mogelijk actie: stuur een betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning als de eerste herinnering geen resultaat oplevert. Hoe sneller je reageert op een te late betaling, hoe groter de kans dat je het geld alsnog ontvangt zonder dat de relatie beschadigd raakt.

Een effectieve aanpak ziet er doorgaans zo uit:

1. Dag 1 na vervaldatum: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering per e-mail.
2. Dag 7-14: Neem telefonisch contact op als er nog niet betaald is. Persoonlijk contact werkt vaak beter dan een tweede schriftelijke herinnering.
3. Dag 14-21: Verstuur een formele aanmaning met een laatste betaaltermijn van 14 dagen en vermeld dat je bij uitblijven van betaling incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt.
4. Na de aanmaningstermijn: Schakel een incassobureau in of start een gerechtelijke procedure.

Blijf tijdens dit proces professioneel en zakelijk. Een te late betaling hoeft niet te betekenen dat een klant niet wil betalen; soms is er simpelweg iets misgegaan in de administratie. Persoonlijk contact lost dat vaak snel op. Wil je dit proces structureel beter inrichten? Dan kan professioneel debiteurenbeheer uitkomst bieden.

Hoe wij helpen met het bewaken van jouw betalingstermijnen

Het correct instellen van betalingstermijnen is één ding; ze consequent bewaken en opvolgen is een ander verhaal. Zeker als je als MKB-bedrijf veel facturen hebt uitstaan, kost dat opvolgen veel tijd en aandacht die je liever in je kernactiviteiten steekt.

Wij nemen dat beheer volledig of gedeeltelijk van je over. Wij noemen dit commercieel debiteurenbeheer: wij begrijpen dat debiteuren ook toekomstige klanten zijn, en handelen daar altijd naar. Wat dat concreet betekent:

• Dagelijkse bewaking van alle openstaande facturen
• Directe actie zodra een betalingstermijn wordt overschreden, op basis van een op maat gemaakt bewakingsprofiel
• Wij voeren het debiteurenbeheer vanuit onze eigen naam, niet uit naam van jouw bedrijf. De brieven die wij versturen zijn duidelijke debiteurenbeheer brieven — geen incassobrieven — en dat staat ook expliciet in de communicatie vermeld. De brieven zijn gestandaardiseerd, maar bevatten altijd een heldere uitleg over wie wij zijn en wat wij doen.
• Telefonisch contact wordt aangepast aan de tone of voice van de debiteur, zodat het gesprek altijd professioneel en passend verloopt
• Wekelijkse rapportages en een realtime online portaal voor volledig inzicht in je debiteurenportefeuille
• Directe doorschakeling naar een kredietcheck, kredietverzekering of incassotraject als wij een betalingsrisico signaleren

Het resultaat: een lager debiteurensaldo, minder oninbare vorderingen en meer tijd voor jouw bedrijf. Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.