Hoe bereken ik incassokosten bij een betalingsregeling?
Als er een betalingsregeling wordt afgesproken, veranderen de incassokosten zelf niet automatisch. De wettelijk vastgestelde buitengerechtelijke incassokosten worden berekend op basis van de oorspronkelijke hoofdsom en blijven in principe verschuldigd, ook als de schuld in termijnen wordt voldaan. Wel zijn er situaties waarin over de hoogte of het moment van betaling van die kosten te onderhandelen valt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over incassokosten berekenen bij een gespreide betaling.
Veranderen incassokosten als er een betalingsregeling wordt afgesproken?
Nee, een betalingsregeling verandert de hoogte van de incassokosten in principe niet. De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend op het moment dat de vordering uit handen wordt gegeven, op basis van de openstaande hoofdsom. Of de schuldenaar daarna in één keer betaalt of in termijnen, maakt voor de berekening van die kosten geen verschil.
Wat wel kan veranderen, is de manier waarop de kosten worden voldaan. Soms wordt in de betalingsregeling afgesproken dat de incassokosten als laatste termijn worden betaald, of dat ze worden verdeeld over meerdere termijnen. Dat is een praktische afspraak, maar het bedrag zelf blijft gelijk. De schuldenaar is dus nog steeds de volledige incassokosten verschuldigd, bovenop de hoofdsom en eventuele rente.
Hoe worden buitengerechtelijke incassokosten berekend?
Buitengerechtelijke incassokosten worden berekend aan de hand van een wettelijke staffel, vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De kosten zijn een percentage van de openstaande hoofdsom, met een wettelijk minimum van 40 euro. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage dat over het meerdere wordt berekend.
De staffel werkt als volgt:
- 15% over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom
- 10% over het deel tussen 2.500 en 5.000 euro
- 5% over het deel tussen 5.000 en 10.000 euro
- 1% over het deel tussen 10.000 en 200.000 euro
- 0,5% over het meerdere boven 200.000 euro
Het maximale bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten is wettelijk begrensd op 6.775 euro per vordering. Deze regels gelden voor vorderingen op consumenten. Bij zakelijke schuldenaren kunnen partijen in principe andere afspraken maken, maar in de praktijk wordt de wettelijke staffel ook bij B2B-vorderingen vaak als uitgangspunt gehanteerd.
Mag een incassobureau extra kosten rekenen bij een gespreide betaling?
Een incassobureau mag geen extra incassokosten in rekening brengen puur omdat er een betalingsregeling wordt afgesproken. De wettelijke buitengerechtelijke incassokosten zijn een eenmalige vergoeding voor de inspanningen die zijn verricht om de vordering te innen. Die kosten worden niet hoger omdat de betaling gespreid plaatsvindt.
Wat een incassobureau wel mag doen, is aanvullende kosten in rekening brengen als er na het afsluiten van de betalingsregeling extra werkzaamheden nodig zijn. Denk aan situaties waarbij de schuldenaar zich niet aan de afgesproken termijnen houdt en er opnieuw actie ondernomen moet worden. In dat geval kunnen er nieuwe kosten ontstaan, maar die vloeien voort uit de extra inspanning, niet uit de gespreide betaling op zich.
Transparantie over kosten is daarbij essentieel. Bij onze incassodienstverlening werken we op no-cure-no-pay-basis, wat betekent dat u als opdrachtgever geen kosten betaalt als de vordering niet wordt geïnd. De incassokosten worden in dat geval verhaald op de debiteur.
Wat gebeurt er met de incassokosten als de schuld in termijnen wordt betaald?
Als de schuld in termijnen wordt betaald, blijven de incassokosten volledig verschuldigd. Ze worden niet kwijtgescholden of verlaagd omdat de schuldenaar bereid is mee te werken aan een betalingsregeling. In de meeste gevallen worden de incassokosten als onderdeel van de totale schuld meegenomen in de regeling.
In de praktijk wordt bij een betalingsregeling vaak de volgende volgorde aangehouden voor de verdeling van de termijnbetalingen:
- Eerst worden de kosten voldaan, zoals de incassokosten en rente
- Daarna wordt de hoofdsom afgelost
Dit is echter geen wettelijke verplichting en kan per situatie verschillen. Soms wordt in overleg een andere volgorde afgesproken, bijvoorbeeld als de schuldenaar aangeeft dat hij de hoofdsom wil aflossen voordat hij de bijkomende kosten betaalt. Zolang alle partijen akkoord gaan, is dat mogelijk.
Belangrijk is dat de betalingsregeling schriftelijk wordt vastgelegd, inclusief de afspraken over de incassokosten. Zo is voor alle partijen duidelijk wat er verschuldigd is en wanneer.
Kun je onderhandelen over incassokosten bij een betalingsregeling?
Ja, in veel gevallen is er ruimte om te onderhandelen over de incassokosten, zeker bij een minnelijke betalingsregeling. De wettelijke staffel bepaalt het maximale bedrag dat in rekening gebracht mag worden, maar een schuldeiser of incassobureau kan ervoor kiezen om genoegen te nemen met een lager bedrag als dat de kans op volledige betaling vergroot.
Onderhandelen over incassokosten is met name zinvol in de volgende situaties:
- De schuldenaar heeft beperkte financiële ruimte en een lagere totaalschuld vergroot de kans op volledige betaling
- Er is sprake van een langdurige zakelijke relatie die de schuldeiser wil behouden
- Een snelle afwikkeling weegt op tegen het volledig innen van alle bijkomende kosten
Houd er rekening mee dat een incassobureau dat optreedt namens de schuldeiser, niet altijd zelfstandig kan beslissen over het kwijtschelden van kosten. Dat besluit ligt uiteindelijk bij de opdrachtgever. Als u als ondernemer wilt weten wat in uw specifieke situatie mogelijk is, is het verstandig om dit direct te bespreken. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over uw vordering en de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de incassokosten als een schuldenaar zich niet aan de betalingsregeling houdt?
Als een schuldenaar zich niet aan de afgesproken termijnen houdt, kan het incassobureau of de schuldeiser de betalingsregeling ontbinden en verdere juridische stappen ondernemen. In dat geval kunnen er aanvullende kosten ontstaan, zoals gerechtelijke incassokosten, die bovenop de al verschuldigde buitengerechtelijke incassokosten komen. Het is daarom belangrijk dat de betalingsregeling schriftelijk is vastgelegd, inclusief de consequenties bij het niet nakomen van de afspraken.
Moet ik als schuldenaar de incassokosten betalen als ik het niet eens ben met de hoogte ervan?
Als u het niet eens bent met de hoogte van de incassokosten, kunt u dit schriftelijk betwisten bij het incassobureau of de schuldeiser. Controleer eerst of de kosten correct zijn berekend aan de hand van de wettelijke staffel en of er een geldige aanmaning (14-dagenbrief) is verstuurd voordat de kosten in rekening werden gebracht. Zonder een correcte aanmaning zijn de incassokosten namelijk niet rechtsgeldig verschuldigd.
Loopt de rente door tijdens een betalingsregeling?
Ja, in principe loopt de wettelijke of contractuele rente door over het openstaande bedrag, ook tijdens een betalingsregeling, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt. Het is daarom verstandig om bij het afsluiten van een betalingsregeling expliciet te vragen of en hoe de rente wordt berekend gedurende de looptijd van de regeling. Duidelijke schriftelijke afspraken hierover voorkomen verrassingen achteraf.
Hoe lang heeft een schuldeiser de tijd om incassokosten in rekening te brengen?
De verjaringstermijn voor vorderingen, inclusief de bijbehorende incassokosten, bedraagt in Nederland doorgaans vijf jaar. Deze termijn begint te lopen vanaf het moment dat de vordering opeisbaar is. Verjaring kan worden gestuit door bijvoorbeeld een schriftelijke aanmaning of een erkenning van de schuld door de schuldenaar, waarna de verjaringstermijn opnieuw begint te lopen.
Kan ik als ondernemer zelf een betalingsregeling aanbieden zonder tussenkomst van een incassobureau?
Ja, als ondernemer kunt u zelf een betalingsregeling aanbieden aan uw debiteur, ook zonder tussenkomst van een incassobureau. Houd er echter rekening mee dat u in dat geval zelf verantwoordelijk bent voor de opvolging en handhaving van de afspraken. Schakel een incassobureau in als de debiteur zich niet aan de regeling houdt of als u de zekerheid wilt dat de vordering professioneel wordt bewaakt en opgevolgd.
Wat is het verschil tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten die worden gemaakt om een vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter, zoals het versturen van aanmaningen en het voeren van onderhandelingen. Gerechtelijke incassokosten ontstaan wanneer de zaak voor de rechter wordt gebracht, en bestaan onder andere uit griffierechten en deurwaarderskosten. Gerechtelijke kosten zijn doorgaans aanzienlijk hoger en worden door de rechter vastgesteld, wat een extra reden is om een minnelijke betalingsregeling te verkiezen boven een juridische procedure.
Is een betalingsregeling altijd de beste oplossing voor een schuldeiser?
Een betalingsregeling is niet altijd de meest voordelige keuze voor een schuldeiser, maar kan in veel gevallen wel de meest pragmatische zijn. Als een schuldenaar aantoonbaar niet in staat is om in één keer te betalen, vergroot een realistische betalingsregeling de kans op volledige terugbetaling en voorkomt het een kostbare juridische procedure. Weeg altijd af of de financiële situatie van de schuldenaar, de hoogte van de vordering en de zakelijke relatie een regeling rechtvaardigen, en laat u indien nodig adviseren door een professioneel incassobureau.
